Come esperto, sottolineo che il verbale del rinnovo delle cariche sociali in una ASD è il documento che formalizza il passaggio di responsabilità e garantisce la regolarità dell’assetto societario: redigerlo con chiarezza e rigore significa assicurare trasparenza, continuità gestionale e conformità alle previsioni statutarie e normative. Una buona introduzione al tema chiarisce perché il verbale deve riportare data, luogo, modalità di convocazione, quorum e risultati delle votazioni, le generalità dei partecipanti e le firme dei soggetti coinvolti, oltre a indicare gli adempimenti successivi necessari per la conservazione e la comunicazione agli organi competenti. Curare forma, contenuti e conservazione del verbale riduce il rischio di contestazioni e facilita ogni futura verifica amministrativa o fiscale, pertanto è sempre consigliabile confrontarsi con lo statuto dell’associazione e, se necessario, con un consulente esperto per adeguare il verbale alle specifiche esigenze dell’ASD.
Come scrivere un Verbale rinnovo cariche sociali ASD
Nel verbale che registra il rinnovo delle cariche sociali di un’Associazione Sportiva Dilettantistica occorre documentare in modo completo e non equivoco ogni elemento che consenta di ricostruire la legittimità dell’assemblea e la regolarità delle deliberazioni agli effetti interni ed esterni. Il testo deve aprirsi con l’indicazione precisa del giorno, dell’ora e del luogo in cui l’assemblea si è svolta, nonché con l’intestazione dell’associazione (denominazione sociale e, se presente, eventuale numero di iscrizione al registro CONI o ad altri registri) in modo che il verbale sia immediatamente riconducibile all’ente interessato. È fondamentale riportare la modalità di convocazione dell’assemblea, specificando se si è trattato di convocazione ordinaria o straordinaria, le modalità e i termini con cui è stata effettuata (avvisi, comunicazioni ai soci, pubblicazioni previste dallo statuto) e il richiamo al provvedimento o all’organo che ha indetto la riunione, perché questa informazione attesta la regolare costituzione dell’adunanza.
Deve seguire l’elencazione dei partecipanti, non in forma di lista puntata ma integrata nel testo, identificando i soci presenti con nome, cognome, eventuale carica uscente, l’eventuale qualifica di delegante o di delegato e i dati necessari a dimostrare la legittimazione alla partecipazione (ad esempio numero tessera o codice fiscale se richiesto dallo statuto). Vanno specificate le deleghe ricevute, le eventuali modalità di partecipazione a distanza autorizzate e la constatazione del presidente dell’assemblea circa il raggiungimento del quorum costitutivo e deliberativo previsto dallo statuto, con menzione del numero o della percentuale dei soci presenti o rappresentati a confronto del totale degli aventi diritto; questa indicazione è essenziale perché il verbale attesti l’esistenza della maggioranza necessaria per procedere alle elezioni.
Nella parte descrittiva deve essere riportato l’ordine del giorno, con particolare attenzione al punto relativo al rinnovo delle cariche sociali, e la sequenza delle operazioni effettuate: apertura delle candidature, comunicazione dei candidati presenti o di coloro che hanno presentato candidature per iscritto, eventuali dichiarazioni di incompatibilità o cause di ineleggibilità emerse o richiamate dallo statuto. È opportuno che il verbale riporti le modalità con cui si è proceduto alle votazioni, ossia se per appello nominale, alzata di mano, scrutinio segreto, votazione elettronica o altra procedura prevista, unitamente alla composizione della commissione elettorale o degli scrutatori che hanno curato la raccolta e lo spoglio dei voti; la descrizione della procedura assicura trasparenza e opponibilità delle risultanze.
Risultano indispensabili la registrazione dei risultati delle votazioni e la loro quantificazione: il verbale deve indicare il numero dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni per ciascuna carica eletta, le eventuali maggioranze previste dallo statuto per l’elezione e se tali maggioranze sono state raggiunte, nonché l’accettazione formale degli eletti delle cariche assunte con dichiarazione verbalmente resa o per iscritto. Per ogni carica vanno chiaramente riportati nome, cognome, codice fiscale o altro dato identificativo utile, l’eventuale durata del mandato come determinata dallo statuto o dall’assemblea, la data di decorrenza dell’incarico e il termine di scadenza, insieme alle eventuali deleghe di firma o attribuzioni operative conferite dal consiglio o dall’assemblea.
Il verbale deve anche contemplare le eventuali deliberazioni collegate al rinnovo, come la nomina di funzionari ausiliari, la designazione di delegati a rapporti esterni (banche, enti sportivi, pratiche amministrative), nonché eventuali provvedimenti transitori in caso di rinunce, incompatibilità sopravvenute o necessità di cooptazione. Ogni documento che integri o comprov i lavori svolti va fatto allegare al verbale: liste di presenza firmate, copie delle deleghe scritte, verbali di scrutinio, dichiarazioni di accettazione, curricula o dichiarazioni di assenza di cause d’ineleggibilità; questi allegati devono essere richiamati espressamente nel testo con indicazione della loro natura e del loro inserimento nel fascicolo delle delibere.
Per rendere il verbale opponibile a terzi è necessario che esso sia redatto in forma scritta, datato e sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dalla persona che lo ha verbalizzato, spesso il segretario nominato per la seduta, con indicazione della loro qualifica. È buona prassi prevedere la registrazione cronologica del verbale nel libro dei verbali dell’assemblea o nel registro previsto dallo statuto, con segnatura del numero progressivo e la conservazione in originale, nonché annotazioni circa eventuali comunicazioni successive richieste agli uffici esterni (registro CONI, Agenzia delle Entrate o istituti bancari) per l’aggiornamento delle anagrafiche associative. Infine, il verbale dovrebbe riportare ogni eventuale dichiarazione dei presenti significativa ai fini della nomina, come manifestazioni di consenso o contestazioni, in modo tale che esso costituisca un documento completo e idoneo a dimostrare la regolarità della procedura elettorale e la legittimità degli organi così nominati.
Fac simile Verbale rinnovo cariche sociali ASD
VERBALE DELL’ASSEMBLEA PER IL RINNOVO DELLE CARICHE SOCIALI
dell’Associazione Sportiva Dilettantistica
In data ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale dell’Associazione Sportiva Dilettantistica denominata ______________, sita in ______________ (via/piazza ______________ n. ______________), si sono riuniti i soci ai fini del rinnovo delle cariche sociali, regolarmente convocati con avviso inviato in data ______________ a mezzo ______________.
1) Presenze
Sono presenti i signori:
– ______________ (qualifica/socio) – ______________ (presenza diretta / delega da ______________)
– ______________
– ______________
(Elenco completo dei presenti e delle eventuali deleghe in allegato/di seguito)
Il totale dei soci presenti o rappresentati è di n. ______________, su un totale di soci aventi diritto di voto n. ______________. Risulta quindi la presenza del quorum necessario per procedere con la validità dell’assemblea: ______________ (indicare se ordinario/straordinario e percentuale/statuto).
2) Nomina del Presidente e del Segretario dell’Assemblea
Viene proposto e nominato quale Presidente dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, il quale/la quale accetta.
Viene nominato quale Segretario dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, il quale/la quale accetta.
3) Ordine del giorno
Unico punto: Rinnovo delle cariche sociali per il triennio/periodo ______________
– Verifica delle candidature
– Votazione per il rinnovo degli organi sociali
– Varie ed eventuali
4) Verifica candidatures e modalità di voto
Le candidature per le cariche sociali sono risultate le seguenti:
– Candidato a Presidente: ______________
– Candidato/a Vicepresidente: ______________
– Candidato/a Segretario: ______________
– Candidato/a Tesoriere: ______________
– Candidati componenti del Consiglio Direttivo (numero e nomi):
1) ______________
2) ______________
3) ______________
4) ______________
(eventuali ulteriori)
– Candidati per il Collegio dei Revisori dei Conti (se previsto):
1) ______________
2) ______________
3) ______________
La procedura di votazione adottata è stata: ______________ (a scrutinio segreto / per alzata di mano / per delega secondo statuto).
5) Risultati delle votazioni
Dopo le operazioni di voto e lo scrutinio, risultano eletti i seguenti soggetti per il periodo/mandato di durata anni ______________:
– Presidente: ______________ — Voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
– Vicepresidente: ______________ — Voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
– Segretario: ______________ — Voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
– Tesoriere: ______________ — Voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
– Componenti del Consiglio Direttivo:
1) ______________ — Voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
2) ______________ — Voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
3) ______________ — Voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
(eventuali ulteriori)
– Revisore effettivo: ______________ — Voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
– Revisore supplente: ______________ — Voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
I sigg./sigg.re eletti dichiarano di accettare le cariche e di non trovarsi in situazioni di incompatibilità o di ineleggibilità ai sensi dello statuto sociale e della normativa vigente. Eventuali dichiarazioni di accettazione raccolte in data ______________.
6) Conferimento incarichi e deleghe
Il Consiglio Direttivo, così composto, risulta costituito come sopra e risulta conferito il seguente incarico operativo:
– Deleghe particolari e funzioni assegnate:
– ______________ a ______________
– ______________ a ______________
7) Varie ed eventuali
Durante l’assemblea sono state discusse le seguenti ulteriori questioni: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (se presenti).
8) Chiusura della seduta
Non essendovi altri argomenti da trattare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Data ______________
Il Presidente dell’Assemblea ______________
Il Segretario redattore ______________
Per presa visione e accettazione delle cariche:
Il Presidente eletto ______________
Il Vicepresidente eletto ______________
Il Segretario eletto ______________
Il Tesoriere eletto ______________
Componenti del Consiglio Direttivo:
1) ______________
2) ______________
3) ______________
(eventuali ulteriori)
Revisori:
Effettivo ______________
Supplente ______________
Allegati:
– Elenco dei soci presenti e deleghe ______________
– Copia delle candidature presentate ______________
– Verbale della procedura di scrutinio ______________