Questo breve testo introduce una guida pratica per redigere il verbale dell’assemblea o del consiglio direttivo finalizzato ad autorizzare rimborsi spese forfettarie nelle associazioni sportive dilettantistiche (ASD). Verranno chiariti gli elementi essenziali che il verbale deve contenere per garantire trasparenza e conformità alle normative fiscali e associative, insieme a indicazioni operative per motivare, quantificare e documentare i rimborsi in modo corretto. L’obiettivo è offrire uno strumento semplice e utilizzabile che faciliti decisioni coerenti, tracciabili e difendibili in caso di verifiche.
Come scrivere un Verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD
Il verbale deve descrivere in modo chiaro e completo il contesto e i presupposti che legittimano la delibera: indicare la data e il luogo della riunione, la qualifica dei presenti (presidente, consiglieri, segretario verbalizzante e altri eventuali partecipanti), la verifica del diritto di convocazione e del rispetto del quorum statutario per la validità della seduta. È fondamentale riportare l’ordine del giorno con la specifica voce relativa all’autorizzazione dei rimborsi spese forfettari e la motivazione tecnica e amministrativa che giustifica l’adozione del rimborso forfettario, collegandola alle esigenze associative, alle attività svolte e alle disposizioni contenute nello statuto o nei regolamenti interni che attribuiscono la competenza a deliberare in materia di spese e bilancio.
Il testo del verbale deve contenere la descrizione puntuale della misura approvata: indicare chi sono i beneficiari individuati (ad esempio dirigenti, collaboratori, volontari o atleti), la natura del rimborso forfettario (a titolo di rimborso spese generiche, indennità chilometriche forfettarie, oneri per trasferta, ecc.), il periodo di riferimento al quale si riferiscono le spese, il criterio e il metodo di calcolo adottato per determinare l’importo forfettario e, se necessario, eventuali limiti individuali o massimali complessivi. Occorre altresì specificare se la misura è una somma fissa per singola attività, una somma mensile/annuale o un importo unitario per evento, precisando la valuta e la modalità con cui sono stati valutati i costi presunti che giustificano la forfettizzazione. Nel verbale va esplicitato se il rimborso sostituisce o integra rimborsi documentati nonché l’impegno del beneficiario a rendere una dichiarazione sostitutiva che attesti l’effettivo svolgimento delle attività e l’assenza di duplicazioni di rimborso.
Deve essere riportata l’espressa valutazione di compatibilità finanziaria: l’indicazione della copertura economica nel bilancio sociale o nel preventivo, la voce di bilancio interessata e l’autorizzazione all’impegno della relativa somma, in modo che risulti che la decisione non crea squilibri contabili. Se necessario il verbale dovrebbe anche rimandare a documenti contabili allegati (estratti di bilancio, preventivi, proiezioni di costo) che permettono a chi legge di verificare la sostenibilità della scelta. Per motivi di trasparenza amministrativa occorre stabilire le modalità operative di erogazione: chi è delegato a disporre il pagamento (tesoriere, segreteria amministrativa), la tempistica prevista per l’erogazione, le modalità di pagamento (bonifico, rimessa diretta, contanti nei limiti consentiti) e la documentazione minima che sarà conservata a supporto dell’operazione, come la busta paga o la quietanza firmata dal beneficiario, le dichiarazioni sostitutive o le liste di presenza relative all’attività svolta.
La delibera deve contenere un chiaro atto di approvazione: il testo proposto, l’eventuale discussione succinta delle motivazioni principali, la formulazione della decisione con l’importo o la regola di calcolo approvata e l’indicazione dei poteri che si conferiscono per l’attuazione pratica. È importante che il verbale registri il risultato della votazione con l’indicazione di quanti hanno votato a favore, contro o si sono astenuti, in modo da documentare la legittimità della decisione. Qualora vi siano conflitti di interesse dei partecipanti, il verbale deve menzionarne l’esistenza e le modalità con cui è stata gestita la partecipazione al voto; in assenza di conflitti deve essere riportata la dichiarazione di neutralità.
Dal punto di vista della compliance fiscale e giuslavoristica, il verbale dovrebbe contenere una dichiarazione di conformità alle regole fiscali applicabili alle associazioni sportive dilettantistiche e alle procedure interne di rendicontazione, precisando che il rimborso non costituisce rapporto di lavoro subordinato quando ciò sia rilevante e che sono state prese le cautele per evitare doppie imposizioni o indebite esclusioni fiscali. È utile indicare in verbale l’obbligo di conservare per il periodo previsto dalla normativa le copie dei documenti giustificativi, le autocertificazioni e ogni documento integrativo che giustifichi la spesa, nonché la responsabilità di chi autorizzerà il pagamento per la corretta tenuta della documentazione.
Infine il verbale deve essere firmato dal presidente e dal verbalizzante, oppure riportare la modalità di approvazione successiva se lo statuto prevede la sottoscrizione differita o la ratifica assembleare, con l’indicazione di dove verrà custodito il verbale e degli eventuali documenti allegati che fanno parte integrante della deliberazione. La redazione deve essere sufficientemente dettagliata da consentire, a chiunque ne abbia titolo, di comprendere la ragione, i limiti e le modalità dell’autorizzazione concessa, nonché di ricostruire a posteriori le scelte contabili e amministrative operate dall’ASD.
Fac simile Verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD
VERBALE N. ______________
Verbale del Consiglio Direttivo dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________
Data: ______________
Ora: ______________
Sede: ______________
Presenti:
– ______________ (Presidente)
– ______________ (Vicepresidente)
– ______________ (Segretario)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
Assenti giustificati: ______________
Presiede la riunione il/la Sig./Sig.ra ______________ in qualità di Presidente.
Assume la funzione di verbalizzante il/la Sig./Sig.ra ______________ in qualità di Segretario.
Constatato il numero legale, il Presidente dichiara aperta la seduta e pone all’ordine del giorno il seguente punto:
1) Autorizzazione rimborsi spese forfettarie per attività associative.
Deliberazioni:
Il Presidente illustra la proposta relativa all’istituzione/erogazione di rimborsi spese forfettarie per le seguenti tipologie di attività:
– Tipologia attività: ______________
– Finalità: ______________
Si propone di approvare i criteri e le modalità di rimborso come di seguito indicati:
– Beneficiari ammessi: ______________
– Periodo di riferimento: dal ______________ al ______________
– Importi forfettari stabiliti:
– Tipologia A: ______________ euro per ______________
– Tipologia B: ______________ euro per ______________
– Tipologia C: ______________ euro per ______________
– Massimale per singolo beneficiario (annuo/eventuale): ______________ euro
– Criteri di erogazione (es. presenza, ruolo, partecipazione a eventi): ______________
– Modalità di richiesta: il beneficiario dovrà presentare una richiesta scritta contenente: ______________
– Documentazione: la richiesta dovrà essere corredata da ______________ (se prevista) o potrà essere erogata in modalità forfettaria senza documentazione dettagliata secondo quanto indicato da ______________
– Modalità di pagamento: ______________ (bonifico bancario/assegno/altro)
– Tempistiche di liquidazione: ______________ giorni dalla presentazione della richiesta/approvazione
– Capitolo di bilancio di imputazione: ______________
– Eventuali condizioni particolari: ______________
Discussione:
Dopo ampia discussione, il Consiglio Direttivo procede alla votazione della proposta sopra indicata.
Esito della votazione:
– Favorevoli: ______________
– Contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Pertanto il Consiglio Direttivo
DELIBERA
1) di approvare l’istituzione/erogazione dei rimborsi spese forfettarie secondo i criteri e le modalità sopra riportate;
2) di incaricare il Presidente e/o il Tesoriere per l’adozione degli atti esecutivi necessari per l’erogazione dei rimborsi e per l’adeguata registrazione contabile;
3) che la presente deliberazione entri in vigore dal ______________ e sia valida fino al ______________, salvo revoca o modifica del Consiglio Direttivo.
Si autorizza altresì la predisposizione e conservazione della documentazione (richieste, verbali, quietanze) a supporto delle erogazioni, presso la sede sociale, come da prassi amministrativa.
Non essendovi altro da discutere, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: ______________
Il Segretario: ______________
Allegati:
– Allegato 1: Modulo di richiesta rimborso forfettario ______________
– Allegato 2: Tabella importi e criteri ______________
– Altro: ______________