Come esperto nel campo della tutela e nella gestione delle società sportive dilettantistiche, presento questa guida per accompagnare nella redazione del verbale di nomina del referente safeguarding per la SSD. Il documento spiega come formalizzare in modo chiaro e conforme alle normative vigenti la designazione della figura responsabile della protezione di minori e persone vulnerabili, indicando modalità operative, ambito di competenze, durata dell’incarico e modalità di raccordo con gli organi associativi e le autorità competenti. L’obiettivo è fornire uno schema pratico e rigoroso che garantisca trasparenza, tracciabilità e responsabilità, tutelando gli iscritti e l’associazione attraverso registrazioni precise, adeguata informazione e il rispetto della privacy e degli obblighi di formazione.
Come scrivere un Verbale nomina safeguarding SSD
Nel verbale di nomina relativo al safeguarding per una Struttura Semplice Dipartimentale (SSD) devono essere riportate con chiarezza e precisione tutte le informazioni che consentono di ricostruire il procedimento amministrativo, di definire i confini delle responsabilità attribuite e di garantire trasparenza, tracciabilità e conformità normativa. All’apertura del documento è pertanto essenziale indicare la data, l’ora e il luogo in cui la riunione o l’atto di nomina è stato adottato, nonché il soggetto o l’organo che promuove la nomina (ad esempio il Direttore di Dipartimento, il Direttore Generale o altro organo competente), con la specificazione della funzione, del livello gerarchico e del riferimento all’atto formale che autorizza la procedura (delibera, decreto, determina, provvedimento interno), comprensivo del numero o codice identificativo dell’atto e della sua data.
Il verbale deve poi riportare in modo inequivocabile l’identità della persona nominata come referente safeguarding per la SSD: nome e cognome, eventuale qualifica professionale, inquadramento contrattuale, ufficio di appartenenza, recapiti istituzionali e, se rilevante, il codice fiscale o altro identificativo amministrativo. È utile altresì annessare al verbale copia del curriculum professionale e delle eventuali certificazioni o titoli che giustificano la scelta, oppure richiamarne il deposito agli atti, affinché sia documentata l’adeguatezza dei requisiti. Il documento deve contenere la dichiarazione di accettazione della nomina da parte della persona designata; tale dichiarazione può essere resa nello stesso verbale o tramite sottoscrizione separata allegata, e deve attestare l’assenza di impedimenti o conflitti di interesse nonché l’adesione agli obblighi di riservatezza e protezione dei dati personali.
La descrizione dei compiti, delle responsabilità e delle funzioni attribuite con la nomina costituisce il cuore operativo del verbale: occorre definire con precisione l’oggetto del mandato di safeguarding, i compiti specifici (prevenzione e gestione di segnalazioni, monitoraggio di situazioni a rischio, coordinamento con servizi sociali o sanitari, promozione di misure di tutela), i limiti di competenza e le eventuali responsabilità gestionali o decisionali delegate. Dev’essere indicato il periodo di efficacia della nomina, comprensivo della data di inizio e, se applicabile, della data di scadenza o delle condizioni che ne determinano la cessazione anticipata, nonché le modalità e i termini per la revoca, la sostituzione o la proroga della nomina. Se la nomina prevede deleghe operative o poteri di firma, il verbale deve specificarne ampiezza, limiti e condizioni, con eventuale riferimento alle procedure interne che disciplinano l’uso di tali deleghe.
Sono indispensabili nel verbale le modalità di raccordo e le linee di reporting: va indicato a quale organo o figura il referente safeguarding risponde, con quale cadenza deve produrre relazioni scritte, a chi vanno comunicate le segnalazioni e quali sono i flussi informativi previsti verso i vertici aziendali, gli organi di vigilanza o gli enti pubblici competenti. Il verbale dovrebbe anche precisare le risorse messe a disposizione per l’espletamento dell’incarico, incluse eventuali dotazioni strumentali, accesso a banche dati, supporto amministrativo, tempi dedicati e, se pertinente, responsabilità su budget o spese.
In termini di conformità normativa è opportuno che il verbale richiami le norme di riferimento cui la nomina si conforma, quali la legislazione nazionale e regionale pertinente in materia di protezione dei minori o di persone vulnerabili, le norme in materia di privacy (in particolare il Regolamento UE 2016/679 e la normativa nazionale di recepimento), le linee guida aziendali o protocolli operativi interni e ogni altro atto regolatorio rilevante. Devono essere annotate le misure previste per la gestione dei dati personali nelle attività di safeguarding, le cautele per la riservatezza delle segnalazioni, nonché gli obblighi di conservazione e accesso agli atti.
Il verbale dovrà inoltre contenere la documentazione procedurale della decisione: il verbale della riunione o dell’atto con l’indicazione dei partecipanti presenti, delle eventuali modalità di voto adottate, della pronuncia formale di nomina e dell’indicazione di eventuali dissensi, astensioni o osservazioni rilevate, con la firma dei soggetti che hanno adottato la determinazione e, dove previsto, delle persone testimoni o dei membri del collegio. È importante registrare eventuali patti di subentro, turnazione o collaborazione con altre figure professionali all’interno della SSD o con organismi esterni, nonché le modalità di gestione delle segnalazioni urgenti e del passaggio di consegne in caso di assenza del referente.
Infine, completa e valida il verbale l’elenco degli allegati che lo corredano, che possono comprendere copia del documento di identità dell’incaricato, curriculum, dichiarazioni di assenza di conflitto di interessi, certificazioni di formazione o abilitazioni, copia dell’atto formale di nomina e qualsiasi procedura operativa di riferimento. Il verbale deve terminare con la sottoscrizione dell’organo nominante e, ove previsto, della persona nominata, con l’indicazione della data e di eventuali modalità di pubblicazione o comunicazione interna ed esterna dell’incarico, in modo che la nomina risulti effettivamente nota a tutti gli interlocutori istituzionali e operativi coinvolti.
Fac simile Verbale nomina safeguarding SSD
VERBALE N. ______________
VERBALE DI NOMINA REFERENTE SAFEGUARDING SSD ______________
Data: ______________
Ora: ______________
Luogo: ______________
Presenti:
– ______________ (in qualità di ______________)
– ______________ (in qualità di ______________)
– ______________ (in qualità di ______________)
Presiede la riunione: ______________ (ruolo: ______________)
Redige il verbale: ______________ (ruolo: ______________)
Oggetto: Nomina del Referente Safeguarding per il SSD ______________
Premesso che:
– È interesse dell’Ente/SSD ______________ garantire la tutela e la protezione delle persone coinvolte nelle attività di SSD ______________;
– La normativa/linee guida di riferimento sono: ______________;
– È necessario individuare un referente per la prevenzione, gestione e segnalazione di episodi riconducibili a violazioni delle politiche di safeguarding;
Si conviene e si dispone quanto segue:
1) Nomina
Il/La Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________, in servizio presso ______________ (ruolo/funzione: ______________), è nominato/a Referente Safeguarding del SSD ______________.
2) Durata dell’incarico
L’incarico ha durata dal ______________ al ______________ / fino a revoca comunicata con provvedimento formale in data ______________.
3) Compiti e responsabilità
Al/Alla Referente Safeguarding sono attribuiti i seguenti compiti:
– Ricevere, valutare e gestire segnalazioni riguardanti violazioni delle norme di tutela e safeguarding: ______________;
– Coordinare le azioni di prevenzione e risposta entro l’ambito del SSD: ______________;
– Promuovere e organizzare attività di formazione e sensibilizzazione su temi di safeguarding per il personale e i beneficiari: ______________;
– Garantire la riservatezza e la protezione dei dati sensibili relativi alle segnalazioni: ______________;
– Segnalare alle autorità competenti eventuali illeciti che richiedano intervento esterno: ______________;
– Redigere relazioni periodiche sull’attività svolta e trasmetterle a ______________ (organo competente): ______________;
– Cooperare con le strutture interne ed eventuali partner esterni per l’attuazione delle misure di tutela: ______________.
4) Supporto e risorse
All’incarico sono assegnate le risorse e i supporti seguenti: ______________ (personale, strumenti, budget, formazione).
5) Monitoraggio e valutazione
Le attività del Referente saranno oggetto di monitoraggio con cadenza ______________ e valutazione a cura di ______________.
6) Compenso
Eventuale compenso per l’incarico: ______________ / Nessun compenso previsto.
7) Entrata in vigore
La presente nomina entra in vigore il ______________, con immediata comunicazione a: ______________.
8) Revoca
La nomina può essere revocata per giustificati motivi con provvedimento motivato da parte di ______________.
9) Allegati
Sono allegati al presente verbale: ______________ (es. incarico scritto, documento d’indirizzo, contatti utili).
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo: ______________
Data: ______________
Per il SSD (Organo nominante)
Nome e cognome: ______________
Ruolo: ______________
Firma: ______________
Il/La Referente Safeguarding nominato/a
Nome e cognome: ______________
Ruolo: ______________
Firma per accettazione: ______________
Redattore del verbale
Nome e cognome: ______________
Ruolo: ______________
Firma: ______________
Ricevuta comunicazione a:
– Ufficio/Struttura: ______________, data ______________, firma ______________
– Interessati/Stakeholder: ______________, data ______________, modalità ______________
Note finali: ______________