Questa guida offre un supporto pratico per redigere il verbale di programmazione annuale di un’ASD, spiegando finalità, contenuti essenziali e accorgimenti formali per garantire chiarezza, trasparenza e tracciabilità delle scelte associative. Rivolta a dirigenti, segretari e collaboratori coinvolti nella pianificazione delle attività sportive, intende facilitare l’organizzazione del piano annuale, la rendicontazione delle risorse e la conformità alle normative di settore, fornendo indicazioni concrete per rendere il documento uno strumento operativo e condiviso.
Come scrivere un Verbale di programmazione annuale ASD
Il verbale di programmazione annuale di un’Associazione Sportiva Dilettantistica deve riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi che consentono di comprendere le scelte strategiche, operative e finanziarie deliberate dall’organo competente, nonché di tracciare responsabilità, tempi e criteri di verifica. In apertura il documento deve indicare luogo, data e ora della seduta, la denominazione completa dell’ASD e l’organo che convoca la riunione; vanno registrati i nominativi di chi presiede, del verbalizzante e di tutti i partecipanti con la loro qualifica (consiglieri, responsabili di settore, tecnici, membri del collegio dei revisori se presenti), nonché eventuali soggetti invitati per specifici punti all’ordine del giorno e l’esito della verifica del quorum necessario per la validità della deliberazione. Devono essere descritte le modalità con cui è stato comunicato l’avviso di convocazione e ogni eventuale integrazione dell’ordine del giorno, così come l’approvazione del verbale della seduta precedente o le motivazioni del suo rinvio.
Nella parte centrale il verbale deve documentare in modo analitico gli obiettivi strategici per l’anno sportivo, distinguendo tra obiettivi istituzionali, quelli tecnici-sportivi e quelli organizzativo-gestionali; per ciascun obiettivo è opportuno che il verbale espliciti le motivazioni alla base della scelta, i termini temporali di riferimento, i risultati attesi e i criteri di misurazione del successo. La programmazione delle attività deve essere dettagliata: il calendario previsivo di allenamenti, corsi, gare e manifestazioni, con indicazione delle fasce d’età interessate, dei livelli agonistici, delle sedi e delle eventuali autorizzazioni o convenzioni necessarie per l’utilizzo degli impianti. Devono essere annotate le scelte relative al corpo tecnico e allo staff, precisando incarichi, profili professionali richiesti, eventuali curricula allegati, criteri di selezione, piano di formazione interna e supervisione, nonché le procedure per la sostituzione o integrazione del personale.
Sotto il profilo economico-finanziario il verbale deve contenere una previsione dettagliata delle entrate e delle uscite per l’anno, con un budget programmatico che specifichi quote associative, rette, contributi pubblici o privati attesi, sponsorizzazioni in fase di trattativa, e tutti i costi stimati per affitti impianti, stipendi o rimborsi a tecnici, spese per materiale e attrezzature, assicurazioni e certificazioni mediche. È fondamentale che il documento illustri le decisioni su politiche tariffarie, agevolazioni per determinate categorie (under, famiglie numerose, tesserati storici) e le modalità di rendicontazione e controllo della spesa, nonché le eventuali riserve o fondi per spese impreviste. Vanno inoltre riportate le forme di copertura assicurativa deliberate dall’ASD, con indicazione degli estremi delle polizze, delle garanzie incluse e degli adempimenti richiesti ai tesserati per l’operatività della copertura.
Il verbale deve affrontare in modo esplicito gli aspetti di sicurezza, tutela e salute: piano di prevenzione e gestione dei rischi legati alle attività sportive, protocolli sanitari per visite e certificazioni mediche, procedure in caso di infortuni, presenza o reperibilità di personale sanitario durante eventi, e misure per la tutela dei minori, con chiara indicazione delle politiche di prevenzione degli abusi, della designazione di referenti per la tutela e delle verifiche sui titoli e i certificati dei volontari e tecnici. Devono essere inserite le disposizioni relative al rispetto delle normative anti-doping e alla collaborazione con federazioni e enti di controllo, oltre alle misure per la privacy e il trattamento dei dati personali dei soci e degli iscritti: il verbale dovrebbe richiamare la nomina del responsabile della protezione dei dati o del soggetto incaricato, le modalità di raccolta del consenso e gli accorgimenti per conservare e condividere immagini e informazioni sensibili.
La descrizione degli aspetti organizzativi deve includere accordi e convenzioni con gestori di impianti, calendario di manutenzione e inventario dell’attrezzatura, piani di acquisto e di sostituzione, nonché strategie di comunicazione e promozione per il reclutamento di nuovi iscritti e per la gestione di sponsor e partner. Il verbale deve inoltre assegnare responsabilità precise e scadenze temporali per l’attuazione dei singoli punti della programmazione, indicando chi dovrà rendere conto del progresso e con quale frequenza saranno effettuati i monitoraggi e i report intermedi. È essenziale che ogni decisione rilevante venga accompagnata dalla modalità di approvazione (votazione, unanimità, maggioranza) e dalla registrazione di eventuali opposizioni o astensioni.
In chiusura il verbale deve specificare gli allegati che completano la documentazione di programmazione, quali prospetti di budget dettagliati, calendario operativo, bozze di convenzioni o contratti, curricula del personale tecnico, copie di polizze assicurative e ogni altro documento utile alla piena comprensione e attuazione del piano annuale. Deve quindi essere sottoscritto dal presidente o da chi ha presieduto la seduta e dal verbalizzante, riportando eventuali date e modalità di pubblicazione o deposito del verbale nel registro dell’Associazione, nonché le indicazioni per eventuali adempimenti successivi e per la convocazione della verifica della realizzazione degli obiettivi programmati.
Fac simile Verbale di programmazione annuale ASD
ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA: ______________
SEDE LEGALE: ______________
CODICE FISCALE / P.IVA: ______________
VERBALE N. ______________
VERBALE DI PROGRAMMAZIONE ANNUALE
DATA: ______________
LUOGO: ______________
ORA INIZIO: ______________
ORA FINE: ______________
CONVOCAZIONE:
Il/la Presidente ______________ ha convocato il Consiglio Direttivo ai sensi dello Statuto per la programmazione delle attività per l’anno sportivo ______________.
PRESENTI:
– ______________ (Presidente)
– ______________ (Vice Presidente)
– ______________ (Segretario)
– ______________ (Tesoriere)
– ______________ (Direttore Tecnico)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
– Altro personale/ospiti: ______________
ASSUME LA PRESIDENZA: ______________
Nomina del segretario verbalizzante: ______________
ORDINE DEL GIORNO:
1. Esame ed approvazione del programma sportivo annuale per l’anno ______________.
2. Approvazione calendario attività e competizioni.
3. Bilancio preventivo e piano economico-finanziario.
4. Organizzazione staff tecnico e responsabilità.
5. Gestione tesseramenti, assicurazioni e visite mediche.
6. Pazienza logistico-impiantistica e manutenzioni.
7. Sponsorizzazioni, marketing e comunicazione.
8. Eventi, manifestazioni e attività promozionali.
9. Varie ed eventuali.
SVOLGIMENTO DELLA SEDUTA E DELIBERE:
1) Programma sportivo annuale
Discussione: ______________
Decisione/Delibera: Si approva il programma sportivo annuale per l’anno ______________ composto dalle seguenti attività principali:
– Attività agonistica: ______________
– Attività giovanile: ______________
– Corsi di avviamento/promo: ______________
– Attività ricreative e integrative: ______________
Responsabile attuazione: ______________
Termini di realizzazione: ______________
2) Calendario attività e competizioni
Discussione: ______________
Delibera: Si approva il calendario provvisorio con le seguenti date e impegni:
– Inizio stagione allenamenti: ______________
– Partecipazione a campionati/tornei principali: ______________
– Eventi/manifestazioni programmate: ______________
Responsabile calendario: ______________
Aggiornamenti e comunicazioni: ______________
3) Bilancio preventivo e piano economico-finanziario
Discussione: ______________
Delibera: Si approva il bilancio preventivo per l’anno ______________ con i seguenti macro-voce:
Previsioni di entrata:
– Quote associative: ______________
– Contributi pubblici: ______________
– Sponsor e partnership: ______________
– Entrate da eventi/gare: ______________
– Altre entrate: ______________
Previsioni di spesa:
– Retribuzioni/stipendi/compensi: ______________
– Affitti e spese impianti: ______________
– Materiale sportivo: ______________
– Iscrizioni gare e trasferte: ______________
– Assicurazioni e visite mediche: ______________
– Marketing e comunicazione: ______________
– Manutenzioni e investimenti: ______________
– Fondo di riserva: ______________
Responsabile tesoreria: ______________
Scadenze per approvazione definitiva: ______________
4) Organizzazione dello staff tecnico e ruoli
Discussione: ______________
Delibera: Si confermano/nomiano i seguenti incarichi:
– Responsabile tecnico: ______________
– Allenatori (per categoria): ______________
– Preparatore atletico: ______________
– Dirigenti accompagnatori: ______________
– Referente sanitario: ______________
– Referente tesseramenti e pratiche federali: ______________
– Referente comunicazione/social media: ______________
Durata incarichi e condizioni economiche: ______________
5) Tesseramenti, assicurazioni e visite mediche
Discussione: ______________
Delibera: Procedure e scadenze per tesseramenti e controlli sanitari:
– Termine tesseramenti: ______________
– Verifica visite mediche agonistiche: ______________
– Polizze assicurative (compagnia/numero polizza): ______________
– Responsabile pratiche assicurative: ______________
6) Impianti, attrezzature e manutenzioni
Discussione: ______________
Delibera: Azioni da intraprendere:
– Elenco impianti utilizzati: ______________
– Piano manutenzione ordinaria: ______________
– Interventi straordinari/necessità acquisti: ______________
– Responsabile logistica e manutenzione: ______________
Convenzioni e contratti con proprietari/gestori impianti: ______________
7) Sponsorizzazioni, marketing e comunicazione
Discussione: ______________
Delibera: Strategia e obiettivi:
– Target sponsor: ______________
– Pacchetti sponsor e valore stimato: ______________
– Piano comunicazione (canali e responsabile): ______________
– Materiale promozionale richiesto: ______________
8) Eventi e manifestazioni
Discussione: ______________
Delibera: Calendario e responsabilità per eventi:
– Evento 1: ______________ (data: ______________, responsabile: ______________)
– Evento 2: ______________ (data: ______________, responsabile: ______________)
– Procedure autorizzative e sicurezza: ______________
9) Monitoraggio, controllo e indicatori di risultato
Discussione: ______________
Delibera: Definizione KPI per la stagione:
– Numero iscritti obiettivo: ______________
– Risultati agonistici attesi: ______________
– Target economico (entrate/sponsor): ______________
– Indicatori di gradimento/qualità: ______________
Responsabile monitoraggio: ______________
Frequenza reporting al Consiglio Direttivo: ______________
10) Varie ed eventuali
Argomenti trattati: ______________
Delibere/azionirette: ______________
VOTAZIONE FINALE:
Voti favorevoli: ______________
Voti contrari: ______________
Astenuti: ______________
Esito della votazione: ______________ (approvato / respinto / rinviato)
ALLEGATI AL VERBALE:
– Calendario attività dettagliato: ______________
– Bilancio preventivo dettagliato: ______________
– Elenco staff e incarichi: ______________
– Elenco tesserati/adesioni previste: ______________
– Preventivi e convenzioni impianti: ______________
APPROVAZIONE DEL VERBALE:
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Il Presidente: ____________________________ Firma: ______________
Il Segretario: ____________________________ Firma: ______________
Eventuali firme dei membri del Consiglio Direttivo:
– ____________________________ Firma: ______________
– ____________________________ Firma: ______________
– ____________________________ Firma: ______________
Firme per presa visione:
– ____________________________ Firma: ______________
– ____________________________ Firma: ______________
Fine verbale.