Questa breve introduzione accompagna la guida alla redazione del verbale del consiglio direttivo di una ASD quando si procede alla determinazione delle quote associative. Scopo del testo è fornire indicazioni pratiche e conformi al quadro statutario e normativo, aiutando a registrare in modo chiaro e documentabile motivazioni, discussioni, modalità di voto e decisioni assunte, in modo da garantire trasparenza verso i soci e correttezza negli adempimenti amministrativi. La guida è pensata per agevolare presidenti, consiglieri e segretari nella stesura di un verbale completo, leggibile e facilmente adattabile alle specificità dell’associazione.
Come scrivere un Verbale consiglio direttivo ASD per determinazione quote associative
Il verbale del consiglio direttivo che riguarda la determinazione delle quote associative di una ASD deve consentire la piena ricostruzione, anche a distanza di anni, di tutti gli elementi decisionali, amministrativi e formali collegati alla delibera. In apertura è essenziale indicare con precisione giorno, ora e luogo della riunione, la modalità di svolgimento (presenziale, remoto o misto) e la composizione dei presenti, specificando per ciascuno la carica ricoperta e le eventuali deleghe o giustificazioni di assenza; il documento dovrebbe inoltre riportare l’accertamento del numero legale o quorum necessario per la validità della seduta e l’eventuale richiamo al/i comma/i statutario/i che attribuiscono al consiglio direttivo la competenza a determinare le quote associative o, in alternativa, la nota che la materia spetta all’assemblea dei soci se lo statuto lo prevede.
Il corpo del verbale deve descrivere in modo chiaro la proposta sottoposta al voto: il testo integrale della delibera così come verrà interpretata e applicata, le motivazioni che hanno portato alla proposta (collegate, ad esempio, all’andamento del bilancio, alle previsioni di spesa, a nuovi servizi o imposte correnti, a norme in materia fiscale o sportiva), gli elementi di contesto considerati (rendiconto economico-finanziario, preventivo, comparazione con anni precedenti o con il budget), e il contenuto delle osservazioni emerse durante la discussione. Qualsiasi documento istruttorio presentato al consiglio per motivare la scelta — ad esempio prospetti di preventivo, simulazioni, pareri del tesoriere, pareri esterni o note tecniche — va richiamato nel testo e allegato al verbale in modo che costituisca parte integrante della documentazione decisionale.
La delibera deve indicare in maniera inequivocabile l’entità delle quote stabilite, espressa sia in cifra numerica sia in lettere per evitare ambiguità, la scadenza e le modalità di pagamento (ad esempio bollettino, bonifico bancario con indicazione dell’IBAN, pagamento presso la segreteria entro una certa data, possibilità di rateizzazione e relative condizioni) e l’eventuale applicazione di tariffe differenziate per categorie associative (soci ordinari, under, famiglie, soci onorari, soci sostenitori), nonché eventuali esenzioni, riduzioni agevolate o fasce tariffarie. Se la delibera prevede effetti differiti o transitori è importante specificare la data di decorrenza delle nuove quote e l’ambito temporale di applicazione, oltre a eventuali disposizioni transitorie per chi ha già versato quote per il periodo in corso.
Deve inoltre essere registrato il risultato della votazione con il numero dei votanti, i voti favorevoli, contrari e le astensioni, e l’eventuale dichiarazione di voto o di conflitto d’interesse di singoli consiglieri che abbia incidenza sulla validità della deliberazione; qualora uno o più consiglieri si siano astenuti per conflitto, il verbale dovrebbe riportare la dichiarazione di conflitto e la registrazione dell’astensione. Se la delibera viene delegata per l’esecuzione a una persona (ad esempio il tesoriere o il segretario) o se si autorizza la pubblicazione o la comunicazione alle iscrizioni, il verbale deve indicare con chiarezza le deleghe assegnate, i poteri conferiti e i termini per l’attuazione.
Per motivi di trasparenza amministrativa e di tutela fiscale, è opportuno che il verbale segnali l’impatto economico previsto della misura sul bilancio associativo e faccia riferimento a eventuali adempimenti successivi necessari per la corretta gestione contabile e fiscale delle quote (registrazione in contabilità, emissione di ricevute o quietanze, osservanza della normativa sulla raccolta di contributi, rispetto della normativa sulla privacy nel trattamento dei dati dei soci per l’invio delle comunicazioni di pagamento). Il verbale dovrebbe altresì indicare le modalità e i tempi con cui la decisione sarà portata a conoscenza dei soci (affissione in sede, invio e‑mail, pubblicazione su sito o giornale associativo) e rimandare agli eventuali allegati contenenti il testo delle comunicazioni o del modulo di adesione aggiornato.
In chiusura il verbale richiede la formalizzazione della sottoscrizione, con la firma del presidente o del soggetto che ha presieduto la seduta e del segretario verbalizzante o del consiglio stesso secondo quanto previsto dallo statuto; va indicato il luogo di conservazione del libro dei verbali e il numero progressivo della seduta, con l’annotazione dell’eventuale trascrizione nel registro ufficiale dell’associazione. È buona prassi, infine, allegare e conservare insieme al verbale ogni documento probatorio che abbia formato oggetto della deliberazione (prospetti contabili, bozze di comunicazione, pareri), perché in sede di controllo amministrativo, fiscale o giudiziale il verbale deve essere accompagnato da tutta la documentazione che giustifichi la scelta delle quote e la correttezza delle procedure seguite.
Fac simile Verbale consiglio direttivo ASD per determinazione quote associative
VERBALE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
Associazione Sportiva Dilettantistica: __________________________________________________
Verbale n.: ______________
Data: ______________
Ora inizio: ______________
Luogo: __________________________________________________
Il giorno ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale di cui sopra, si è riunito il Consiglio Direttivo dell’Associazione, regolarmente convocato dal Presidente.
Presenti:
– Presidente: __________________________________________________
– Vice Presidente: __________________________________________________
– Segretario: __________________________________________________
– Consigliere: __________________________________________________
– Consigliere: __________________________________________________
– Altri intervenuti (specificare qualifica): __________________________________________________
Assenti giustificati:
– __________________________________________________
Assenti non giustificati:
– __________________________________________________
Assume la presidenza il Sig./la Sig.ra __________________________________________________ e funge da segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra __________________________________________________.
Ordine del giorno:
1) Determinazione delle quote associative per l’anno/società sportiva stagione ______________;
2) Modalità e termini di versamento;
3) Eventuali agevolazioni/esenzioni per particolari categorie;
4) Varie ed eventuali.
Svolgimento della seduta:
Il Presidente espone i motivi della convocazione e illustra la proposta di determinazione delle quote associative per la stagione/anno ______________. Vengono posti in discussione i seguenti punti:
1) Proposta quote associative:
– Quota ordinaria annuale: € ______________
– Quota ridotta (es. under __ anni / studenti / tesserati part-time): € ______________
– Quota famiglia (per nuclei familiari composti da __ membri o più): € ______________
– Quota socio sostenitore: € ______________
– Altre tipologie (specificare): __________________________________________________
2) Modalità e termini di pagamento:
– Termine di versamento (termine unico/prime rate): __________________________________________________
– Modalità di pagamento accettate (bonifico bancario, contanti, POS, altro): __________________________________________________
– Coordinate bancarie/causale: __________________________________________________
– Eventuali sanzioni/penalità per ritardato pagamento: __________________________________________________
3) Agevolazioni/esenzioni:
– Esenzioni per motivi (es. disagio economico, infortunio, attività agonistica): __________________________________________________
– Documentazione richiesta per accedere alle agevolazioni: __________________________________________________
– Durata e modalità di concessione delle agevolazioni: __________________________________________________
Discussione:
Dopo ampia discussione, il Consiglio Direttivo procede alla votazione della proposta come sopra formulata.
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera:
Il Consiglio Direttivo, con la maggioranza necessaria, delibera di approvare le seguenti quote associative e modalità di pagamento:
– Quota ordinaria annuale: € ______________
– Quota ridotta: € ______________
– Quota famiglia: € ______________
– Quota socio sostenitore: € ______________
– Modalità/termine di pagamento: __________________________________________________
– Agevolazioni/esenzioni approvate: __________________________________________________
La delibera avrà efficacia a decorrere dal ______________ e resterà valida fino al ______________ salvo diverse determinazioni assunte dall’Assemblea dei Soci o da successiva deliberazione del Consiglio Direttivo.
Varie ed eventuali:
– __________________________________________________
– __________________________________________________
Non essendoci altro da discutere, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la riunione e si redige il presente verbale che, dopo lettura, viene approvato e sottoscritto.
Luogo, data: __________________________________________________
Il Presidente: __________________________________________________
Il Segretario verbalizzante: __________________________________________________
Ai sensi dell’art. __ del regolamento/statuto sociale, si allegano:
– Proposta economica/finanziaria: __________________________________________________
– Elenco dei presenti e firme: __________________________________________________