In qualità di esperto, offro una panoramica sintetica sull’importanza e sulle caratteristiche del verbale di chiusura di un’Associazione Sportiva Dilettantistica: si tratta del documento formale che attesta la deliberazione di scioglimento dell’ente, ne riporta le motivazioni, le decisioni assembleari e le eventuali nomine dei soggetti incaricati della liquidazione, nonché le determinazioni sulla destinazione del patrimonio residuo. Redigere un verbale chiaro e conforme alle norme statutarie e alla normativa vigente è essenziale non solo per la regolarità procedurale, ma anche per soddisfare obblighi legali e fiscali, facilitare eventuali depositi o comunicazioni agli enti competenti e ridurre il rischio di contestazioni future. Questo breve vademecum intende guidare nella compilazione degli elementi fondamentali, nella forma e nelle accortezze pratiche da adottare per garantire validità e efficacia del documento.
Come scrivere un Verbale chiusura ASD
Il verbale di chiusura di un’Associazione Sportiva Dilettantistica deve contenere innanzitutto tutti gli elementi identificativi dell’atto e dell’ente: la ragione sociale dell’ASD, il codice fiscale e/o partita IVA se presente, la sede legale, la data, l’ora e il luogo esatto in cui si è svolta l’assemblea o l’atto di chiusura. È fondamentale riportare la natura della riunione con richiamo alla convocazione formale, specificando come è stata effettuata la convocazione e il rispetto delle modalità previste dallo statuto, nonché il riferimento agli articoli statutari invocati per adottare le deliberazioni. Il verbale deve poi descrivere con chiarezza la composizione dell’assemblea: i nominativi dei presenti e, se rilevante, dei rappresentanti con delega, con l’indicazione della loro qualifica associativa; in caso di presenza di organi sociali, occorre indicare chi ha presieduto la seduta e chi ha svolto le funzioni di verbalizzazione, con la precisazione sull’eventuale accertamento delle presenze e del raggiungimento del quorum statutario o legale.
La parte centrale del verbale deve riportare il contenuto delle deliberazioni adottate in relazione alla chiusura dell’attività o allo scioglimento dell’ASD: la motivazione che ha portato alla decisione (richiamando eventuali condizioni previste dallo statuto o ragioni economico-organizzative), la determinazione formale di scioglimento o cessazione e l’indicazione precisa delle deliberazioni accessorie necessarie per dare attuazione alla chiusura. Tra queste, va indicata l’eventuale nomina del commissario o del liquidatore, con nome, cognome, domicilio, poteri conferiti in modo esplicito e preciso (quali la gestione e la riscossione dell’attivo, il pagamento dei debiti, la rappresentanza legale durante la fase di liquidazione), la durata dell’incarico e le modalità di rendiconto. Se sono state decise modalità particolari per la gestione provvisoria di conti bancari, per la chiusura di rapporti contrattuali, per il mantenimento o la cessazione di rapporti di lavoro o collaborazioni, queste vanno descritte con precisione, compresi gli eventuali atti autorizzati al liquidatore.
Devono trovare spazio nel verbale le informazioni patrimoniali e contabili che hanno giustificato la deliberazione: l’approvazione dello stato patrimoniale o del rendiconto finale, la stima degli attivi e dei passivi al momento della chiusura, l’elenco sintetico ma completo delle poste patrimoniali rilevanti e l’indicazione della destinazione dell’eventuale patrimonio residuo, in coerenza con quanto previsto dallo statuto e dalla normativa vigente (ad esempio devoluzione a enti o associazioni con finalità analoghe, o a enti di pubblica utilità), con indicazione dei soggetti beneficiari oppure del criterio di individuazione degli stessi. Il verbale deve altresì riportare l’esito delle votazioni con l’indicazione del numero dei votanti presenti, delle votazioni favorevoli, contrarie e delle astensioni, e la qualificazione della maggioranza richiesta e ottenuta ai fini della validità della delibera.
Sono utili e spesso necessari, e quindi da richiamare nel testo del verbale, gli allegati che documentano e giustificano la decisione: il rendiconto economico-finanziario finale, la situazione patrimoniale dettagliata, l’inventario dei beni mobili e immobili, l’elenco dei creditori e dei debiti in essere, copia delle eventuali comunicazioni di preavviso a terzi interessati e le prove di notifica della convocazione. Il verbale deve contenere la dichiarazione di eventuali adempimenti successivi già programmati o eseguiti, come l’iscrizione della delibera presso il registro delle persone giuridiche o altri registri competenti, le comunicazioni agli enti previdenziali e fiscali, la richiesta di cancellazione o aggiornamento presso enti sportivi riconosciuti come il CONI o le federazioni di appartenenza, nonché le istruzioni per la chiusura dei rapporti bancari e fiscali. È inoltre importante che il verbale specifichi dove verrà conservata la documentazione originale, il luogo e le modalità di conservazione del libro verbali e degli allegati, e il termine entro cui il liquidatore dovrà presentare il rendiconto finale e le relazioni previste dallo statuto o dalla legge.
La parte finale del verbale deve prevedere le firme delle persone che hanno presieduto e redatto il verbale e, ove richiesto dallo statuto o dalla prassi, la firma del liquidatore e dei componenti dell’organo assembleare o direttivo che approvano la chiusura, con l’indicazione della data e del luogo di sottoscrizione. Infine, dal punto di vista formale e giuridico, il linguaggio del verbale deve essere chiaro, documentale e non equivoco, facendo riferimento esplicito alle norme statutarie e, se del caso, alle norme del codice civile o di altre disposizioni applicabili, e tenendo presente che alcune operazioni potrebbero richiedere ulteriore forma pubblica o adempimenti notarili; per questo motivo è prudente verificare le prescrizioni statutarie e normative specifiche e, se necessario, avvalersi di consulenza legale o fiscale per la stesura e la registrazione del verbale.
Fac simile Verbale chiusura ASD
VERBALE DELL’ASSEMBLEA STRAORDINARIA PER LO SCIOGLIMENTO E LA LIQUIDAZIONE
dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale in ______________, si è riunita l’Assemblea Straordinaria dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________, regolarmente convocata nei modi e nei termini previsti dallo Statuto.
Presiede l’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, nella sua qualità di Presidente/Presidente del Consiglio Direttivo. Assiste alla redazione del presente verbale il/la Sig./Sig.ra ______________ nella sua qualità di Segretario/Segretaria.
Sono presenti i soci di seguito elencati (allegato elenco partecipanti parte integrante del presente verbale): ______________
Il Presidente constata e dichiara che l’Assemblea è validamente costituita con la presenza di ______________ soci rappresentanti complessivamente ______________ voti, ai sensi dello Statuto sociale, e pertanto può validamente deliberare sulle materie all’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Scioglimento dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________;
2) Nomina del liquidatore o dei liquidatori e determinazione dei relativi poteri;
3) Determinazione della destinazione del patrimonio residuo dopo la liquidazione;
4) Delega per l’espletamento delle formalità amministrative e fiscali conseguenti;
5) Varie ed eventuali.
Il Presidente illustra le ragioni che hanno portato alla proposta di scioglimento dell’Associazione e apre la discussione.
Dopo ampia discussione, l’Assemblea, con il seguente esito di votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
DELIBERA
1) Di dichiarare lo scioglimento dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________ con effetto dalla data odierna.
2) Di porre l’Associazione in stato di liquidazione e di nominare quale/li liquidatore/i il/la Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, codice fiscale ______________ (eventuali altri liquidatori: ______________), conferendo/ conferendo loro i più ampi poteri per compiere tutte le operazioni necessarie per procedere alla liquidazione secondo le normative vigenti e lo Statuto sociale, ivi comprese ma non limitate a: incassare crediti, pagare debiti, alienare beni mobili ed immobili, rappresentare l’Associazione davanti a qualsiasi Autorità o Ufficio, sottoscrivere atti, contratti e scritture contabili inerenti alla liquidazione.
3) Di approvare quale documento contabile iniziale della liquidazione il seguente stato patrimoniale/bilancio (allegare situazione patrimoniale e contabile): ______________ e di dare mandato al/ai liquidatore/i di redigere il progetto di bilancio di liquidazione da sottoporre all’Assemblea per l’approvazione entro il termine di ______________.
4) Di stabilire che la destinazione del patrimonio residuo, una volta esaurite le operazioni di liquidazione e saldati tutti i debiti, avverrà secondo quanto previsto dallo Statuto e dalla normativa vigente, e precisamente: ______________ (indicare ente/i beneficiario/i e modalità di attribuzione).
5) Di conferire mandato al/ai liquidatore/i e/o al Presidente pro tempore di compiere tutte le formalità necessarie per l’esecuzione delle operazioni di cui sopra, ivi comprese:
– la comunicazione dello scioglimento e della nomina del/dei liquidatore/i agli organi competenti (Registro CONI/Registro Nazionale delle Associazioni Sportive Dilettantistiche e/o altri registri competenti): ______________;
– l’espletamento di ogni adempimento fiscale, contributivo e amministrativo conseguente allo scioglimento e alla liquidazione: ______________;
– la richiesta di cancellazione della compagine sociale dai registri ove necessario: ______________.
6) Di autorizzare il/ i liquidatore/i ad avvalersi di professionisti esterni (commercialista, avvocato, ecc.) per lo svolgimento delle attività necessarie alla liquidazione alle condizioni e con i compensi che saranno concordati: ______________.
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la discussione e scioglie la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo ______________, data ______________
Il Presidente ______________ (firma) ____________________
Il Segretario ______________ (firma) ____________________
Il/La Liquidatore/li ______________ (firma) ____________________
Eventuali allegati:
– Elenco partecipanti: ______________
– Situazione patrimoniale e contabile aggiornata: ______________
– Copia dello Statuto: ______________
– Altro: ______________