Si tratta del verbale redatto per formalizzare la decisione dei soci di una società in nome collettivo relativa alla sostituzione dell’amministratore: il documento riporta la deliberazione (con gli esiti della votazione), i dati dell’amministratore cessante e di quello nominato, l’accettazione della nuova carica e le eventuali modifiche ai poteri di rappresentanza. Il verbale ha valore probatorio e viene utilizzato per aggiornare gli organi ufficiali e notificare terzi, costituendo l’atto necessario per l’iscrizione della variazione nel Registro delle Imprese e per far valere il nuovo rappresentante verso banche e controparti.
Come scrivere un Verbale avvicendamento amministratore Snc
Il verbale relativo all’avvicendamento dell’amministratore in una società in nome collettivo deve essere redatto con cura e completezza perché costituisce la prova formale della decisione societaria e il documento base per le successive iscrizioni nei pubblici registri e per ogni comunicazione verso terzi. In apertura del documento devono essere ricostruiti in modo inequivocabile gli elementi identificativi della società: la ragione sociale esatta così come risultante dall’atto costitutivo e dall’iscrizione al Registro delle Imprese, la sede legale, il numero di iscrizione al Registro/REA e i dati fiscali se opportuno; tali informazioni contestualizzano il verbale e permettono l’immediata identificazione dell’impresa. Segue la indicazione precisa del luogo, della data e dell’ora in cui la riunione si è svolta o il verbale è stato redatto, elemento essenziale sia per la validità dell’atto sia per i termini di deposito e pubblicità che possono decorrere da tale momento.
Nel corpo del verbale deve comparire l’elenco dei soci intervenuti con le rispettive qualifiche e modalità di partecipazione: è necessario riportare il nome completo, la data e il luogo di nascita, il codice fiscale e la residenza o domicilio eletto per le comunicazioni inerenti alla decisione; se un socio è presente per delega, il verbale deve descrivere la procura, indicando chi ha delegato chi, le modalità con cui la delega è stata conferita e allegare copia della procura stessa. Deve essere annotata la presenza o l’assenza dei soci che compongono la compagine sociale, specificando se la riunione abbia raggiunto i quorum deliberativi richiesti dallo statuto o, in mancanza, dalla legge, circostanza che giustifica la validità della deliberazione di nomina o revoca dell’amministratore.
Il verbale deve ricostruire in modo chiaro la procedura seguita per giungere all’avvicendamento, indicando le motivazioni formali che hanno determinato il cambiamento di gestione: dimissioni rassegnate dall’amministratore uscente, revoca deliberata dai soci, scadenza del mandato, decesso o altri motivi. Nel caso di dimissioni o revoca è opportuno riportare testualmente la dichiarazione di dimissione o la deliberazione di revoca adottata, specificandone la data di efficacia e gli eventuali termini di preavviso. Se la nomina è effettuata in applicazione di clausole statutarie particolari, il verbale deve richiamarle espressamente, citando la norma statutaria che disciplina la nomina, la durata dell’incarico prevista dallo statuto, le eventuali modalità particolari di votazione e i poteri attribuiti.
Per l’amministratore che entra in carica il verbale deve contenere i dati anagrafici completi, con gli stessi particolari indicati per i soci, e deve riportare l’esplicita accettazione dell’incarico da parte del nuovo amministratore, mediante una dichiarazione firmata che attesti la presa di carico dell’incarico e la non sussistenza di cause di incompatibilità o di ineleggibilità. È importante che il verbale specifichi la qualifica attribuita al nuovo soggetto, ossia se si tratta di amministratore unico, di uno dei più amministratori, oppure se gli è riconosciuta la rappresentanza disgiunta o congiunta, con la descrizione precisa dei limiti o delle deleghe di firma e di rappresentanza a lui riconosciute. Vanno indicati altresì la durata dell’incarico, l’eventuale compenso stabilito e le condizioni di revoca, nonché l’eventuale disciplina di responsabilità o di indennizzo tra la società e l’amministratore uscente e entrante, se i soci hanno deciso di regolamentare tali aspetti nella stessa seduta.
Un capitolo specifico del verbale dovrebbe essere dedicato alla presa in consegna e alla consegna dei documenti e degli strumenti inerenti la gestione: il verbale deve attestare l’avvenuta consegna dell’atto costitutivo, dello statuto, dei libri sociali obbligatori, dei libri contabili, delle chiavi, dei codici di accesso, dei rapporti bancari e delle relative deleghe e del registro degli amministratori; se sono previste pratiche di cessione di deleghe bancarie o modifica di firme autorizzate, il verbale può autorizzare esplicitamente i soggetti incaricati a compiere tali operazioni e a firmare la documentazione necessaria. Se l’avvicendamento comporta il trasferimento di documentazione contabile o gestionale fondamentale per la continuità aziendale, il verbale deve dettagliarne lo stato e, se del caso, prevedere l’inventario allegato o le modalità di verifica.
Il documento deve infine contenere la parte relativa alle formalità successive: la delibera che autorizza una o più persone a depositare presso il Registro delle Imprese la comunicazione di variazione e a sottoscrivere la modulistica prevista, con l’indicazione dei moduli che saranno allegati al deposito e dei documenti integrativi che accompagnano la domanda di iscrizione. A corredo del verbale è prassi allegare, e il verbale deve menzionare l’allegazione, copia dei documenti di identità e del codice fiscale dei soggetti coinvolti, la lettera di accettazione dell’incarico, la lettera di dimissioni o la deliberazione di revoca e ogni procura o delega utilizzata. Infine il verbale deve essere sottoscritto da tutti i soci presenti e, se necessario, controfirmato dall’amministratore uscente e dal subentrante: le firme attestano l’accordo formale e costituiscono il presupposto per la validità dell’atto e per l’efficacia nei confronti dei terzi una volta eseguite le necessarie iscrizioni e comunicazioni. Per completare il quadro procedurale, il testo dovrebbe infine richiamare l’eventuale obbligo di deposito del verbale o della relativa iscrizione presso autorità o registri specifici, con l’indicazione delle responsabilità gravanti su chi è delegato a compiere tali adempimenti.
Fac simile Verbale avvicendamento amministratore Snc
VERBALE DI ASSEMBLEA DEI SOCI
SOCIETÀ IN NOME COLLETTIVO
La/Il sottoscritta/o ______________, nella sua qualità di redattrice/ore del presente verbale,
dispone la trascrizione del seguente atto.
Denominazione sociale: ______________
Sede legale: ______________
Codice fiscale / Partita IVA: ______________
REA: ______________
Capitale sociale: ______________
Data: ______________
Luogo: ______________
Ora di inizio: ______________
Si procede alla riunione dei soci della Società come di seguito indicati, presenti o rappresentati:
1) Nome e cognome socio: ______________
Nato/a a: ______________ il: ______________
Residente in: ______________
Codice fiscale: ______________
Quota di partecipazione: ______________
2) Nome e cognome socio: ______________
Nato/a a: ______________ il: ______________
Residente in: ______________
Codice fiscale: ______________
Quota di partecipazione: ______________
3) Nome e cognome socio: ______________
Nato/a a: ______________ il: ______________
Residente in: ______________
Codice fiscale: ______________
Quota di partecipazione: ______________
(Indicare eventuali ulteriori soci con gli stessi dati): ______________
Accertato che la convocazione è avvenuta regolarmente ai sensi dello statuto sociale e che è raggiunto il quorum necessario per deliberare, si procede con il seguente ordine del giorno:
Ordine del giorno:
1) Dimissioni e/o revoca dell’amministratore __________________;
2) Nomina/ammissione di nuovo amministratore e determinazione dei poteri;
3) Adempimenti conseguenti e iscrizione al Registro delle Imprese;
4) Varie ed eventuali.
Deliberazioni
1) Dimissioni / revoca
Il/la socio/a ______________ comunica di rassegnare le proprie dimissioni dalla carica di amministratore con effetto dal ______________ e presenta dichiarazione scritta di dimissioni allegata al presente verbale: ______________ (allegato n. ______________).
Si prende atto delle dimissioni/revoca dell’amministratore: ______________ (nome e cognome) con decorrenza dal ______________.
Deliberazione: la proposta di accettare le dimissioni/revoca è stata posta ai voti ed è stata approvata con il seguente esito: favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
2) Nomina del nuovo amministratore
A seguito delle dimissioni/revoca di cui sopra, viene proposta la nomina del/la sig./sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, codice fiscale ______________, quale nuovo/amministratore unico / componente del consiglio di amministrazione (barrare o indicare la fattispecie): ______________.
Durata dell’incarico: fino al ______________ / per la durata di anni ______________ / fino alla scadenza dell’attuale esercizio sociale / fino a revoca: ______________.
Poteri conferiti: rappresentanza legale della società per atti di ordinaria amministrazione / ordinaria e straordinaria amministrazione / congiunti / disgiunti / specificare: ______________.
La proposta di nomina è stata posta ai voti ed è stata approvata con il seguente esito: favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________.
3) Accettazione
Il/la sig./sig.ra ______________ dichiara di accettare la nomina e i poteri così come definiti, assumendo l’incarico con effetto dal ______________.
4) Adempimenti
Si delibera di conferire mandato al/alla signor/a ______________ (o all’organo amministrativo) affinché proceda a tutti gli adempimenti necessari per l’iscrizione della presente deliberazione nel Registro delle Imprese della Camera di Commercio di ______________, e per tutti gli aggiornamenti conseguenti a carico della società (comunicazioni fiscali, banche, contratti sociali, PEC, firme, ecc.).
Mandato per la sottoscrizione e deposito degli atti: ______________ (specificare soggetto incaricato).
5) Varie ed eventuali
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Chiusura
Non essendovi altro da deliberare, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e redige il presente verbale che, letto e confermato, viene sottoscritto come segue.
Letto, approvato e sottoscritto.
Data: ______________
Luogo: ______________
Firme dei soci presenti:
1) Nome e cognome: ______________ Firma: ___________________________
2) Nome e cognome: ______________ Firma: ___________________________
3) Nome e cognome: ______________ Firma: ___________________________
(Allegati: dichiarazione di dimissioni/revoca n. ______________; curriculum e accettazione del neo-amministratore n. ______________; altri allegati: ______________)