Il presente testo offre una guida pratica e sintetica per la redazione del verbale dell’assemblea convocata per l’approvazione del regolamento di un’Associazione Sportiva Dilettantistica, con indicazioni chiare su contenuti essenziali, formalità richieste e corretta verbalizzazione delle decisioni. Si spiegano le informazioni indispensabili da riportare per rendere il documento valido e trasparente, come la descrizione delle modalità di convocazione, la composizione dell’assemblea, le deliberazioni adottate e le eventuali osservazioni dei soci. L’obiettivo è fornire uno strumento utile sia ai dirigenti che ai segretari di ASD, per assicurare conformità statutaria, chiarezza nelle procedure e facilità di conservazione e consultazione amministrativa e legale.
Come scrivere un Verbale assemblea per approvazione regolamento ASD
Nella redazione del verbale dell’assemblea convocata per l’approvazione del regolamento di un’Associazione Sportiva Dilettantistica è fondamentale riportare in modo chiaro, completo e verificabile tutte le informazioni che consentano di ricostruire fedelmente la regolarità della convocazione, la composizione dell’assemblea, il contenuto della discussione, l’esito della votazione e gli adempimenti successivi. Il documento deve aprirsi con l’indicazione precisa del giorno, dell’ora di inizio e del luogo in cui l’assemblea si svolge, accompagnata dalla specificazione della natura della convocazione (ordinaria o straordinaria) e dei riferimenti alla comunicazione inviata ai soci (modalità e data di avviso), così da attestare il rispetto delle forme previste dallo statuto e dalla normativa vigente. È opportuno annotare anche chi presiede l’assemblea e chi svolge le funzioni di segretario verbalizzante, con eventuale indicazione dei componenti del consiglio direttivo presenti, dei membri dell’organo di controllo se presenti e, se del caso, della presenza di un notaio o di eventuali consulenti esterni intervenuti per supporto tecnico-giuridico.
Il verbale deve contenere l’elenco, in forma descrittiva, dei presenti e degli intervenuti, con l’indicazione del numero dei soci effettivamente partecipanti o, se previsto dallo statuto, del numero di deleghe rappresentate, specificando da chi sono state rilasciate e la loro regolarità; ogni delega o rappresentanza deve essere identificabile e conservata come allegato al verbale per comprovare i poteri di voto. Occorre altresì riportare la verifica del quorum costitutivo e deliberativo, con la menzione esplicita che il presidente dell’assemblea ha constatato la regolarità della costituzione dell’assemblea ai fini della validità delle deliberazioni, facendo riferimento alle norme statutarie che disciplinano quorum e maggioranze.
Deve seguire una descrizione puntuale dell’ordine del giorno con particolare riferimento al punto relativo all’approvazione del regolamento: il verbale dovrebbe riportare il testo o, quanto meno, il riferimento formale alla versione del regolamento messa a disposizione dei soci, indicando eventuali emendamenti proposti durante la seduta e i loro autori. È importante che il verbale documenti la fase di discussione in modo sostanziale: non serve trascrivere parola per parola ogni intervento, ma il resoconto dovrebbe evidenziare i temi principali dibattuti, le osservazioni rilevanti avanzate dai soci o dai membri del consiglio e le eventuali rettifiche concordate al testo. Se sono stati presentati pareri tecnici, relazioni o pareri legali, questi documenti andranno citati nel verbale e allegati come documentazione comprovante la base della decisione.
La parte essenziale del verbale è la descrizione della procedura di votazione e l’esito della stessa. Deve essere precisato se la votazione è avvenuta per appello nominale, per alzata di mano, per scrutinio segreto o con altra modalità prevista dallo statuto, indicando in modo esplicito il risultato numerico: numero di voti favorevoli, contrari e astenuti, e, se rilevante, il numero di voti corrispondente alle deleghe. Nel caso in cui l’assemblea abbia deliberato articolo per articolo o sull’intero regolamento con separata votazione, il verbale deve rendere conto di come è stata articolata la decisione. Qualsiasi contestazione, richiesta di verbalizzazione delle opposizioni, osservazioni formali sulla regolarità della votazione o annuncio di ricorso deve essere annotata per consentire eventuali verifiche future.
A conclusione della parte deliberativa il verbale deve contenere la formula che attesta l’avvenuta approvazione del regolamento e la data a partire dalla quale esso entra in vigore, oltre alle indicazioni sulle misure operative successive: se è necessario depositare il regolamento presso un registro, trasmetterlo agli organi di controllo, pubblicarlo sul sito dell’associazione o affiggerlo in sede, tali adempimenti vanno esplicitati con termini e responsabili incaricati. È buona prassi indicare che la copia del testo approvato viene allegata al verbale e numerata come allegato, in modo che chi consulti il libro dei verbali possa risalire immediatamente alla versione vigente del regolamento.
Il verbale deve altresì contenere notazione sulle formalità di sottoscrizione e conservazione: va indicato che il verbale è stato redatto, numerato e sarà conservato nel libro dei verbali dell’associazione, con l’indicazione del luogo di custodia. Alla fine del documento deve comparire la sottoscrizione del presidente e del segretario verbalizzante; se lo statuto lo richiede o se lo prevede una prassi interna, possono essere richieste le firme del tesoriere o di ulteriori membri dell’ufficio di presidenza. Eventuali allegati significativi — copia della convocazione, elenco delle presenze e delle deleghe, testo del regolamento approvato, eventuali documenti tecnici o pareri — devono essere richiamati nel corpo del verbale e conservati con esso.
Infine, per motivi di trasparenza e tutela sia dell’associazione sia dei singoli soci, il verbale dovrebbe indicare eventuali conflitti di interesse segnalati dai partecipanti in relazione al contenuto del regolamento e la modalità con cui tali conflitti sono stati gestiti, nonché rispettare le normative sulla protezione dei dati personali limitando l’inclusione di informazioni sensibili ai soli elementi necessari. Redatto in modo chiaro, cronologico e senza ambiguità, il verbale costituirà prova documentale della legittimità e della correttezza della procedura adottata per l’approvazione del regolamento e faciliterà i successivi adempimenti amministrativi e la consultazione da parte degli organi associativi o di eventuali organi di controllo esterni.
Fac simile Verbale assemblea per approvazione regolamento ASD
VERBALE DELL’ASSEMBLEA ______________ DELL’ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA ______________
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________, sita in ______________, si è riunita l’Assemblea dei soci, regolarmente convocata mediante ______________ in data ______________.
Assume la presidenza dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________ in qualità di ______________. Assiste alle operazioni il Sig./la Sig.ra ______________, nella funzione di segretario verbalizzante.
Sono presenti i soci di seguito elencati (in proprio o per delega; deleghe allegate): ________________________________________________________________________.
Risultano presenti e rappresentati ______________ soci, corrispondenti a ______________ voti/percentuale dei voti totali. Il Presidente, accertata la regolare costituzione dell’Assemblea ai sensi dello Statuto, dichiara aperta la seduta e valida la trattazione degli argomenti posti all’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Lettura e approvazione del Regolamento interno dell’Associazione (di seguito “Regolamento”);
2) Deliberazioni inerenti e conseguenti.
Il Presidente illustra ai presenti il testo del Regolamento, denominato ______________, composto da ______________ articoli, predisposto in data ______________ e distribuito ai soci unitamente alla documentazione relativa. Segue discussione, durante la quale vengono proposte le seguenti osservazioni e modifiche: ________________________________________________________________________.
A conclusione della discussione il Presidente pone in votazione la proposta di Regolamento nella versione risultante dalle eventuali modifiche sopra indicate.
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
L’Assemblea, con voti favorevoli ______________, voti contrari ______________ e astenuti ______________, delibera di approvare il Regolamento interno denominato “______________”, nella versione allegata al presente verbale (Allegato A), che entra in vigore a decorrere dal ______________.
Si dà mandato al Presidente del Consiglio Direttivo/legale rappresentante ______________ di:
– provvedere alla sottoscrizione e alla conservazione del Regolamento;
– effettuare gli eventuali adempimenti verso gli enti, gli organi federali o amministrativi competenti e provvedere alla comunicazione ai soci;
– depositare il Regolamento presso ______________ e provvedere alla registrazione, se dovuta, entro i termini previsti.
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Il Presidente: ________________________________ ______________
Il Segretario verbalizzante: ________________________________ ______________
Allegati:
1) Testo del Regolamento approvato (Allegato A) ______________
2) Elenco presenze e deleghe ______________
3) Documentazione integrativa ______________