In qualità di esperto nella gestione delle Associazioni Sportive Dilettantistiche, questa guida offre indicazioni chiare e pratiche per la redazione del verbale di assemblea in occasione delle dimissioni di un consigliere. Il verbale deve riportare con precisione la dichiarazione di dimissioni, la presa d’atto dell’assemblea, le eventuali determinazioni sull’efficacia e sulle modalità di sostituzione e ogni passaggio utile a garantire la conformità statutaria e normativa. Una corretta impostazione formale, l’identificazione completa dei presenti e la conservazione documentale adeguata sono fondamentali per assicurare validità legale e trasparenza amministrativa; nella guida saranno illustrati modelli e accorgimenti pratici per evitare errori ricorrenti.
Come scrivere un Verbale assemblea ASD per dimissioni consigliere
Nel redigere il verbale di un’assemblea di un’Associazione Sportiva Dilettantistica convocata per registrare le dimissioni di un consigliere è fondamentale che il documento riporti con precisione e chiarezza tutti gli elementi identificativi della riunione e della vicenda in esame, adottando una formulazione neutra e completa tale da rendere incontestabile la datazione, la validità formale dell’assemblea e gli effetti prodotti dalle dimissioni. Il verbale deve dunque indicare in apertura il giorno, la data, l’ora di inizio e il luogo dell’adunanza, specificando se la riunione si sia svolta in prima o in seconda convocazione e se fosse prevista come ordinaria o straordinaria, nonché la modalità svolgimento qualora si sia tenuta in videoconferenza o con strumenti telematici, con la precisazione delle procedure utilizzate per l’identificazione dei partecipanti e per il loro effettivo collegamento. È indispensabile far figurare l’elenco completo dei presenti, con nome e cognome, carica rivestita all’interno dell’associazione (presidente, consiglieri, segretario, soci intervenuti), indicare eventuali assenti giustificati e riportare gli eventuali poteri di rappresentanza o deleghe conferite per iscritto, allegando le stesse al verbale per comprovare la legittimità delle deleghe esercitate.
Il verbale deve altresì fissare la costituzione del collegio assembleare e le cariche ricoperte durante la seduta, precisando chi ha presieduto l’adunanza e chi ha svolto le funzioni di verbalizzazione o segreteria, nonché attestare il raggiungimento del quorum statutario per la validità della riunione; qualora lo statuto preveda regole particolari per il computo dei voti o per la partecipazione di determinate categorie di soci, occorre citare esplicitamente il richiamo statutario seguito e il risultato del controllo dei quorum. Va quindi riportata in modo circostanziato la comunicazione di dimissioni, con l’indicazione precisa del nome del consigliere che si dimette, della data in cui la dichiarazione di dimissione è stata resa o consegnata, della modalità di trasmissione (verbale in assemblea, lettera, email, raccomandata) e dell’eventuale allegato di dimissioni scritto; se la dimissione è stata comunicata per iscritto è buona prassi allegare copia della lettera di dimissioni al verbale a corredo dei documenti ufficiali.
Occorre altresì descrivere l’atteggiamento dell’assemblea rispetto alla dichiarazione del consigliere: va precisato se le dimissioni sono state semplicemente prese atto o se è stata posta in votazione la loro accettazione nei casi in cui lo statuto o la prassi richiedano un esplicito assenso assembleare; in questa parte del verbale devono essere annotate le modalità di deliberazione adottate, il tipo di voto espresso (palese, nominale, per alzata di mano, scrutinio segreto) e il risultato numerico della votazione, con il conteggio dei voti favorevoli, contrari e astenuti, in modo da rendere immediatamente verificabile l’esito delle decisioni assunte. Dal punto di vista degli effetti giuridici, è opportuno richiamare la disciplina statutaria e, più in generale, la normativa applicabile, ricordando che di norma le dimissioni sono atto unilaterale che produce effetto dal momento della comunicazione salvo diversa previsione statutaria o accordo tra le parti, e indicare la data di efficacia delle dimissioni così come risultante dalla dichiarazione o dalla deliberazione assembleare.
Se l’assemblea procede contestualmente a deliberare sulle conseguenze operative delle dimissioni, il verbale deve descrivere con precisione le determinazioni adottate: eventuali provvedimenti di sostituzione temporanea o definitiva del consigliere dimissionario, la nomina di un sostituto secondo le modalità previste dallo statuto (cooptazione, surroga da parte del consiglio, convocazione dell’assemblea per elezioni), la durata del mandato del sostituto e le deleghe eventualmente trasferite. Nel caso in cui l’assemblea stabilisca di rinviare a successiva convocazione le deliberazioni di copertura del posto vacante, tale scelta va esplicitata con i motivi e i termini stabiliti. Qualora siano emerse contestazioni, richieste di chiarimento o dichiarazioni aggiuntive da parte dei soci o del dimissionario, il verbale deve riportare sinteticamente il contenuto delle dichiarazioni rilevanti ai fini della vicenda, evitando formulazioni giudicanti ma rendendo conto di eventuali dissensi o osservazioni che potrebbero assumere rilievo in sede successiva.
Dal punto di vista formale il verbale deve indicare gli allegati e i documenti prodotti in sede d’adunanza che integrano la documentazione dell’evento, come la lettera di dimissioni, l’elenco firme dei partecipanti, le deleghe, eventuali verbali di votazione o tabulati informatici relativi a votazioni telematiche, nonché ogni altra certificazione richiesta dallo statuto o dalla normativa. Deve infine essere attestato l’orario di chiusura della seduta, apponendo le firme del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante; se il regolamento prevede la sottoscrizione anche da parte del dimissionario questa va registrata, ma in ogni caso il verbale deve essere protocollato e inserito nel libro dei verbali dell’associazione con la numerazione e la datazione necessarie alla tenuta della documentazione sociale. È opportuno concludere il verbale con l’indicazione delle azioni successive che la segreteria o gli organi competenti dovranno porre in essere, come l’aggiornamento dei registri sociali, la comunicazione agli enti o registri previsti dalla normativa o dallo statuto e l’eventuale convocazione di ulteriori adunanze, in modo che le responsabilità e i termini delle incombenze successive risultino chiaramente definiti.
Fac simile Verbale assemblea ASD per dimissioni consigliere
VERBALE DELL’ASSEMBLEA DELL’ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA
________________________________________________________________
Data: ______________
Luogo: ______________
Ora di inizio: ______________
Associazione: ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA ______________ (di seguito “ASD”)
Tipo di assemblea: ______________ (es. Ordinaria / Straordinaria)
Convocata da: ______________
Modalità di convocazione: ______________ (es. avviso scritto, email, PEC, affissione, ecc.)
Presenti (nominativi e cariche, se applicabile):
– ______________
– ______________
– ______________
– ______________
(Allegare elenco firme dei presenti: Allegato A – ______________)
Assenti: ______________ (eventuali deleghe: ______________)
Presiede l’assemblea: ______________ (President/Chair – ______________)
Assiste alla verbalizzazione: ______________ (Segretario verbalizzante – ______________)
Ordine del giorno:
1) Comunicazione e presa d’atto delle dimissioni del consigliere ______________;
2) Eventuali determinazioni inerenti la sostituzione / adempimenti successivi;
3) Varie ed eventuali.
Svolgimento:
1) Verifica del quorum
Il Presidente constata la regolare costituzione dell’assemblea, verificando la presenza di ______________ soci su ______________ iscritti, corrispondente a ______________% (ovvero conforme allo Statuto per la validità dell’assemblea). Quorum costitutivo/richiesto: ______________.
Si dichiara quindi l’assemblea regolarmente costituita per deliberare sugli argomenti posti all’ordine del giorno.
2) Comunicazione dimissioni
Il Presidente informa l’assemblea che in data ______________ è pervenuta formale comunicazione di dimissioni da parte del consigliere ______________ (nato a ______________ il ______________, residente in ______________), con decorrenza ______________. Copia della lettera di dimissioni è allegata al presente verbale come Allegato B.
Il documento di dimissioni è stato letto in assemblea dal Presidente / dal Segretario (barrare la voce): ______________.
3) Discussione
Segue discussione in merito alle cause e alle eventuali conseguenze delle dimissioni, con interventi dei soci:
– Intervento di ______________: ________________________________________________________________________
– Intervento di ______________: ________________________________________________________________________
(Altri interventi annotati su Allegato C: ______________)
4) Deliberazioni
Terminata la discussione, l’assemblea procede alla votazione sulle seguenti proposte:
Proposta n.1: Prendere atto delle dimissioni del consigliere ______________ con decorrenza ______________.
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera: ______________ (es. “L’assemblea prende atto all’unanimità / a maggioranza delle dimissioni…”)
Proposta n.2: Disposizioni inerenti la sostituzione del consigliere dimissionario secondo quanto previsto dallo Statuto (indicare se si procede alla cooptazione da parte del Consiglio, convocazione di Assemblea straordinaria per integrazione, o altro).
Testo della proposta: ________________________________________________________________________
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera: ______________ (es. “Si autorizza il Consiglio Direttivo a procedere alla cooptazione di un nuovo consigliere entro __ giorni” / “Si convoca Assemblea straordinaria per il giorno ______________ per procedere alla nomina del nuovo consigliere”, ecc.)
Proposta n.3: Adempimenti amministrativi e comunicazioni (es. comunicazione alla Prefettura/Registro CONI/Registro delle ASD, aggiornamento libro soci, variazioni presso l’Agenzia delle Entrate, ecc.)
Testo della proposta: ________________________________________________________________________
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera: ______________ (es. “Si incarica il Presidente/Segretario di effettuare tutte le comunicazioni e procedure necessarie entro __ giorni”)
5) Varie ed eventuali
Sono emerse ulteriori comunicazioni/interventi:
– ________________________________________________________________________
– ________________________________________________________________________
Chiusura dei lavori
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Allegati:
– Allegato A: Elenco firme dei presenti
– Allegato B: Lettera di dimissioni del consigliere ______________
– Allegato C: Eventuali interventi scritti
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Il Presidente: ________________________________ (Firma e nome: ______________)
Il Segretario verbalizzante: ____________________ (Firma e nome: ______________)
Firma dei soci presenti (elenco a parte / raccolta firme):
– ______________ Firma: ______________________
– ______________ Firma: ______________________
– ______________ Firma: ______________________
(Per ricevuta e presa d’atto da parte del consigliere dimissionario, se presente:)
Il consigliere dimissionario: _____________________ (Firma e nome: ______________)