In qualità di esperto nel settore delle associazioni sportive dilettantistiche, questa introduzione illustra l’importanza di redigere correttamente il verbale relativo alle dimissioni del presidente di un’ASD, strumento essenziale per garantire trasparenza, certezza giuridica e conformità statutaria. Un verbale redatto con precisione documenta la data di efficacia delle dimissioni, le eventuali dichiarazioni del dimissionario e le deliberazioni dell’assemblea o del consiglio direttivo in merito all’accettazione, alla presa d’atto e alle eventuali misure transitorie, evitando contenziosi e facilitando le successive comunicazioni amministrative e agli enti di controllo. La guida che segue offre indicazioni pratiche per formulare un testo chiaro e formalmente valido, tenendo conto degli adempimenti richiesti dallo statuto e dalla normativa vigente, nonché delle conseguenze operative per la governance dell’associazione.
Come scrivere un Verbale ASD dimissioni presidente
Nel verbale che registra le dimissioni del presidente di un’Associazione Sportiva Dilettantistica occorre far emergere con precisione tutte le informazioni che consentono di ricostruire, a fini civilistici, statutari e amministrativi, sia il fatto giuridico della rinuncia alla carica sia le sue conseguenze operative e le relative determinazioni dell’organo che prende in esame le dimissioni. Il documento deve quindi aprirsi con l’indicazione del contesto in cui la dichiarazione è stata resa: giorno, luogo e ora della riunione, natura dell’assemblea o del consiglio convocato, modalità di convocazione (ordinaria o straordinaria) e riferimento allo statuto per la validità della convocazione; nella stessa parte introduttiva devono essere riportati i dati identificativi dei partecipanti presenti, con la precisa indicazione di nomi, ruoli ricoperti nell’organo (consiglieri, segretario verbalizzante, eventuali delegati) e l’accertamento del quorum richiesto dallo statuto o dalla legge, perché la validità della presa d’atto delle dimissioni dipende spesso dalla regolarità dell’adunanza.
La parte centrale del verbale deve descrivere fedelmente la dichiarazione di dimissioni: il testo o la sostanza della comunicazione resa dal presidente, con l’indicazione della data in cui tale comunicazione è stata formalmente presentata (se è stata consegnata una lettera di dimissioni allegarne copia con data e firma), la motivazione se fornita (motivi personali, di salute, incompatibilità, fine del mandato ecc.), e se la rinuncia è irrevocabile o subordinata a condizioni, nonché la data di efficacia delle dimissioni (immediata o differita a seguito di nomina del sostituto). Nel verbale va esplicitato se la dichiarazione è stata letta verbalmente in assemblea o se si è proceduto alla lettura di un documento scritto, e va fatta esplicita menzione dell’accettazione, o della semplice presa d’atto, da parte dell’organo riunito: in molte situazioni statutarie la cessazione dell’incarico è un atto personale che produce effetti immediati senza necessità di votazione, ma il verbale dovrà comunque riportare la deliberazione formale dell’organo (ad esempio l’approvazione della presa d’atto, l’accoglimento delle dimissioni e l’eventuale voto espresso, con il risultato numerico della votazione e le eventuali astensioni o opposizioni).
Devono essere riportate con altrettanta chiarezza le determinazioni successive effettuate in conseguenza delle dimissioni, in conformità a quanto previsto dallo statuto: se è nominato un presidente pro tempore o se le funzioni vengono esercitate dal vicepresidente, quali poteri vengono conferiti fino alla convocazione dell’assemblea straordinaria per la nomina del nuovo presidente, e se si procede alla cooptazione di un nuovo consigliere o alla convocazione immediata dell’assemblea dei soci per la sostituzione. È importante che il verbale specifichi i poteri di rappresentanza che restano in capo all’associazione nel periodo transitorio e chi è autorizzato a operare sui conti correnti, a firmare atti ufficiali, a gestire la corrispondenza con gli enti pubblici e privati; ogni delega temporanea o revoca di deleghe deve essere verbalizzata con la precisazione degli estremi degli eventuali mandati e delle date di efficacia.
Per ragioni di trasparenza e tutela patrimoniale il verbale deve contenere anche un sommario dello stato di fatto della gestione lasciata dal dimissionario: l’indicazione della documentazione consegnata al momento della transizione, la presenza o meno di un verbale di consegna che elenchi documenti, registri contabili, libri sociali, conti correnti, strumenti informatici e credenziali, nonché la verifica della corrispondenza fra situazioni contabili e documenti. È opportuno che nel testo si specifichi l’elenco degli allegati che costituiscono prova della consegna, come copia della lettera di dimissioni, copia di documenti contabili, certificati o attestazioni rilevanti, e che venga fatta menzione dell’eventuale irregolarità o di eventuali pendenze che richiedono interventi successivi.
Il verbale deve altresì precisare gli adempimenti comunicativi e amministrativi che si rendono necessari in conseguenza del cambiamento della rappresentanza: l’indicazione dell’obbligo di comunicare la variazione agli organi competenti (banca presso cui l’associazione è titolare di conti, Agenzia delle Entrate per eventuali variazioni fiscali, INPS/INAIL ove pertinente, e al Registro CONI o altro registro previsto dallo statuto o dalla normativa regionale per le ASD), il nominativo del soggetto incaricato di effettuare tali comunicazioni e i termini entro cui saranno eseguite. Nel verbale è utile richiamare le norme statutarie o di legge che giustificano le scelte adottate, richiamando gli articoli dello statuto applicati nel procedimento di dimissione e sostituzione, così da garantire una corretta base giuridica agli atti adottati.
La parte finale del verbale deve attestare la formale approvazione del testo da parte dei presenti e contenere le firme richieste dallo statuto: normalmente la sottoscrizione del presidente che ha presieduto la seduta (se diverso dal dimissionario), del segretario verbalizzante e, dove previsto, del dimissionario stesso che può acconsentire alla trascrizione delle sue dichiarazioni. È fondamentale che il verbale venga inserito nel libro dei verbali dell’associazione con la numerazione cronologica prevista e che sia conservato insieme ai relativi allegati; il documento dovrebbe inoltre indicare se è stata prevista la pubblicazione di estratti verso i soci o la consegna di copia ai membri del consiglio o degli organi di controllo, nonché la data e la modalità con cui le comunicazioni esterne saranno effettivamente trasmesse.
Infine, benché la materia sia regolata in prima battuta dallo statuto dell’ASD, il verbale dovrebbe contenere ogni elemento utile per produrre evidenza documentale di assoluta chiarezza e tracciabilità dell’atto di dimissione: la data di ricezione della dichiarazione, la rinuncia alla rappresentanza legale e amministrativa, le misure predisposte per garantire la continuità gestionale, la segnalazione di eventuali conflitti di interesse o questioni pendenti rimaste da risolvere e l’indicazione dei soggetti incaricati di promuovere le procedure di sostituzione e di comunicazione agli enti esterni; tutto ciò a garanzia sia dell’associazione sia del dimissionario, evitando ambiguità sulla decorrenza degli effetti e sugli obblighi successivi.
Fac simile Verbale ASD dimissioni presidente
ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA ______________
VERBALE N. ______________
OGGETTO: Verbale dell’Assemblea Straordinaria dei Soci per comunicazione dimissioni del Presidente
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede sociale: ______________), si sono riuniti in Assemblea i soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________, regolarmente convocata nei modi previsti dallo Statuto sociale.
Presiede l’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________ in qualità di ______________.
Assume la funzione di Segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra ______________.
Sono presenti i seguenti soci (o componenti del Consiglio Direttivo):
– ______________
– ______________
– ______________
– ______________
Sono assenti i seguenti soci:
– ______________
– ______________
Ordine del giorno:
1) Comunicazione dimissioni del Presidente Sig./Sig.ra ______________;
2) Determinazioni conseguenti alle dimissioni (accettazione, nomina presidente facente funzioni o convocazione Assemblea straordinaria per elezione);
3) Varie ed eventuali.
Svolgimento della seduta:
Il Presidente Sig./la Presidente Sig.ra ______________ comunica all’Assemblea di rassegnare le proprie dimissioni dalla carica di Presidente dell’ASD, presentando formale lettera di dimissioni in data ______________, con decorrenza ______________. La lettera di dimissioni viene allegata al presente verbale.
Dopo breve discussione, l’Assemblea procede alle deliberazioni sui punti all’ordine del giorno.
Deliberazioni:
1) L’Assemblea prende atto delle dimissioni del Presidente Sig./Sig.ra ______________ e le dichiara formalmente accettate con decorrenza ______________. (Delibera n. ______________)
2) L’Assemblea dispone quanto segue in merito alla gestione provvisoria:
– Viene nominato/a Presidente facente funzioni il/la Sig./Sig.ra ______________, a decorrere dal ______________ e fino alla nomina del nuovo Presidente/alla convocazione dell’Assemblea straordinaria per le elezioni (barrare o compilare la soluzione prescelta) ______________.
– Oppure: L’Assemblea delibera di convocare l’Assemblea straordinaria dei soci per l’elezione del nuovo Presidente entro il termine di ______________ giorni dalla data odierna, da tenersi in data ______________ alle ore ______________, presso ______________. (Delibera n. ______________)
3) Viene altresì autorizzato il Consiglio Direttivo (o il Presidente facente funzioni) a compiere tutti gli atti necessari per la registrazione delle dimissioni e per l’aggiornamento degli organi sociali presso le competenti autorità e registri, nonché per la comunicazione agli enti sportivi e agli istituti bancari. (Delibera n. ______________)
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, la seduta viene tolta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente dell’Assemblea: ______________
Il Segretario verbalizzante: ______________
Il Presidente dimissionario: ______________
Firma soci presenti:
– ______________
– ______________
– ______________
Data: ______________
Allegati:
– Lettera di dimissioni del Presidente datata ______________ (allegato n. ______________)