In qualità di esperto nel diritto e nella gestione delle associazioni sportive dilettantistiche, questa introduzione offre una panoramica sintetica per redigere un verbale di approvazione del rendiconto che rispetti le previsioni statutarie e gli obblighi civilistici e fiscali. L’intento è fornire indicazioni pratiche sui requisiti di forma e contenuto necessari per rendere il documento chiaro e opponibile, evidenziare le responsabilità dell’organo direttivo e dell’assemblea nel processo decisionale e suggerire accorgimenti operativi volti a garantire trasparenza, correttezza formale e conservazione della documentazione per eventuali controlli.
Come scrivere un Verbale approvazione rendiconto ASD
Nel verbale di approvazione del rendiconto di una Associazione Sportiva Dilettantistica devono comparire con chiarezza e precisione tutti gli elementi che consentano di ricostruire l’identità dell’assemblea, la regolarità della convocazione, il contenuto e l’esito della discussione sul rendiconto e gli atti amministrativi conseguenti. In apertura occorre riportare la data, il luogo e l’ora di inizio e di chiusura della riunione, l’indicazione che si tratta di un’assemblea convocata secondo le modalità previste dallo statuto e dalla normativa vigente e la specificazione se si tratta di assemblea ordinaria o straordinaria; vanno poi annotate le generalità dei partecipanti con l’indicazione del loro ruolo (soci presenti, consiglio direttivo, collegio dei revisori o revisore unico se presente, eventuali ospiti o consulenti), l’eventuale rappresentanza per delega e la verifica del numero legale per la validità della seduta. Deve essere riportata la nomina, se effettuata, di chi presiede l’assemblea e di chi redige il verbale o svolge le funzioni di segretario; qualora si proceda a votazioni occorre descrivere la modalità di voto adottata (palese, per alzata di mano, elettronico, per delega) e annotare il risultato con il numero dei voti favorevoli, contrari e le astensioni, nonché l’eventuale specificazione delle firme di chi si è astenuto o di voti protestati.
Il contenuto del verbale deve ricostruire sinteticamente ma esaustivamente la discussione sul rendiconto: la denominazione del documento contabile sottoposto all’approvazione (rendiconto economico, stato patrimoniale, nota integrativa e eventuale rendiconto gestionale o budget), il periodo amministrativo di riferimento, la data e l’eventuale relazione di presentazione redatta dal tesoriere o dal responsabile amministrativo, le spiegazioni fornite sulle voci più rilevanti e sulle variazioni rispetto all’esercizio precedente, nonché le osservazioni e le richieste di chiarimento avanzate dai soci o dai revisori e le risposte fornite. Se è stato predisposto un parere del collegio dei revisori o del revisore unico, tale parere deve essere allegato al verbale e nel testo va citata la sua esistenza e il contenuto essenziale, compresa l’espressione di conformità o di rilievo.
Devono essere indicati gli allegati al verbale e depositati agli atti: copia del rendiconto completo approvato (con stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa), eventuali prospetti integrativi come la relazione sulla gestione, resoconti bancari, inventario dei beni, ricevute e documentazione giustificativa di contributi, sponsorizzazioni e rimborsi, nonché la deliberazione scritta circa l’utilizzo dell’eventuale avanzo o la copertura dell’eventuale disavanzo di gestione. Il verbale deve esplicitare la decisione dell’assemblea in ordine all’approvazione formale del rendiconto, riportando la formulazione della delibera adottata, che indichi in termini inequivocabili l’esito della votazione e le eventuali condizioni o riserve poste dai votanti.
È opportuno che il verbale menzioni eventuali adempimenti consequenziali decisi dall’assemblea, quali l’incarico per la presentazione di comunicazioni o depositi presso registri o uffici competenti, l’autorizzazione ai responsabili a firmare le copie del rendiconto e a provvedere agli obblighi fiscali o amministrativi, e l’eventuale programmazione di verifiche o revisioni successive. Qualora siano emersi conflitti di interesse, partecipazioni a votazioni inibite o deleghe speciali, il verbale deve darne conto, specificando le persone coinvolte e le misure adottate. Infine il documento deve essere sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante; deve indicare il luogo di conservazione del verbale e dei relativi allegati e, se previsto dallo statuto o da norme particolari, riportare la modalità e il termine di registrazione nei libri sociali e di pubblicazione o comunicazione alle autorità competenti. Una redazione chiara, completa e leggibile è fondamentale perché il verbale costituisce la prova formale della regolarità dell’approvazione e degli adempimenti posti in essere dall’associazione.
Fac simile Verbale approvazione rendiconto ASD
VERBALE DI ASSEMBLEA PER L’APPROVAZIONE DEL RENDICONTO
In data ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________, ubicata in ______________ (via/piazza ______________, CAP ______________, comune ______________), si è riunita l’Assemblea dei soci, regolarmente convocata con avviso del ______________ inviato/inoltrato con modalità ______________.
Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra ______________, nella qualità di Presidente/Presidente del Consiglio Direttivo/legale rappresentante, il quale nomina a redigere il verbale il Sig./la Sig.ra ______________ nella qualità di Segretario.
Appello e constatazione del numero dei presenti:
– Soci presenti in proprio ______________
– Soci rappresentati per delega ______________
– Totale presenti ______________
– Numero dei soci aventi diritto al voto ______________
– Quorum necessario per la valida costituzione dell’Assemblea ______________
Il Presidente constata che l’Assemblea è validamente costituita/che non è validamente costituita e perciò si procede in seconda convocazione (barrare la casella appropriata): ______________.
Ordine del giorno:
1) Presentazione e illustrazione del rendiconto economico/finanziario dell’esercizio sociale chiuso al ______________, corredato dalla relazione del Presidente e/o del Tesoriere e/o del Collegio dei Revisori (se nominato) ______________;
2) Discussione;
3) Approvazione del rendiconto e relativa destinazione dell’avanzo/disavanzo d’esercizio;
4) Varie ed eventuali.
Il Presidente dà lettura del rendiconto consuntivo dell’esercizio chiuso al ______________ e della relazione illustrativa a esso allegata, nonché di eventuali relazioni dei Revisori dei conti/Verbali di verifica (se presenti) ______________.
Dopo ampia discussione, con interventi dei soci: ______________ (elencare eventuali interventi o indicare “senza osservazioni” ______________), l’Assemblea passa alla votazione sull’approvazione del rendiconto.
La votazione produce il seguente risultato:
– Voti favorevoli ______________
– Voti contrari ______________
– Astenuti ______________
Delibera
L’Assemblea, con il quorum e la maggioranza sopra indicati, approva il rendiconto consuntivo dell’esercizio sociale chiuso al ______________, così come presentato e corredato dalla documentazione allegata, con il seguente esito: approvato/non approvato (barrare) ______________.
Si delibera altresì di destinare l’avanzo/disavanzo d’esercizio come segue: ______________.
Si incarica il Presidente/il Tesoriere/il Consiglio Direttivo (barrare la figura) ______________ di provvedere agli adempimenti consequenziali, ivi compresa la conservazione della documentazione e la trasmissione agli Enti competenti, nei termini di legge/statuto ______________.
Non essendoci altro da discutere, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente _____________________________
Il Segretario _____________________________
Allegati:
– Rendiconto consuntivo esercizio chiuso al ______________
– Relazione del Presidente/Tesoriere ______________
– Relazione del Collegio dei Revisori (se presente) ______________
– Eventuali altri documenti ______________