In qualità di esperto, introduco questa guida con l’obiettivo di fornire indicazioni chiare e pratiche per redigere un verbale di accettazione soci per un’ASD che sia completo, valido e conforme alle normative associative. Il verbale non è solo un documento formale: attesta l’avvenuta ammissione dei nuovi soci, registra le dichiarazioni e le deliberazioni dell’assemblea o del consiglio, e costituisce prova utile per l’aggiornamento dei registri sociali e per eventuali adempimenti fiscali e civilistici. Una corretta stesura tiene conto delle previsioni statutarie, della tutela dei dati personali e delle modalità di conservazione e sottoscrizione, garantendo così trasparenza e certezza nelle relazioni associative.
Come scrivere un Verbale accettazione soci ASD
Nel verbale di accettazione di soci di una Associazione Sportiva Dilettantistica devono emergere con chiarezza e precisione tutti gli elementi che rendono la deliberazione documentabile, opponibile e integrabile nell’anagrafe associativa; pertanto il documento apre indicando il giorno, il mese, l’anno e l’ora in cui si è tenuta la riunione nonché il luogo preciso, poi specifica la modalità della convocazione se prevista dallo statuto (ad esempio assemblea ordinaria, consiglio direttivo, o atto del presidente) e chi ha presieduto l’adunanza. Devono essere elencati i partecipanti alla seduta con indicazione del ruolo ricoperto all’interno dell’associazione, e va annotata la presenza o meno del segretario verbalizzante o della persona incaricata della stesura del verbale; è opportuno che il verbale riporti anche il rispetto o meno del quorum statutario per la validità della deliberazione, con riferimento all’articolo statutario pertinente.
Nella parte descrittiva si riporta la richiesta formale di ammissione presentata dal candidato o dai candidati, con l’indicazione dei dati anagrafici fondamentali: nome e cognome, luogo e data di nascita, domicilio o residenza, codice fiscale e, se rilevante, numero del documento di identità esibito; si evidenzia che è stata acquisita la documentazione obbligatoria ai fini dell’ammissione, quali domanda sottoscritta, copia del documento di identità, ricevuta di pagamento della quota associativa iniziale o della tessera, certificati richiesti dallo statuto o dalla normativa sportiva (ad esempio idoneità sportiva se prevista per l’attività svolta), e eventuali dichiarazioni di consenso dei genitori o tutori quando si tratta di minorenni. È importante richiamare nello stesso contesto l’articolo dello statuto che disciplina le modalità e i requisiti di ammissione, così che la decisione risultante risulti ancorata alla normativa interna dell’ASD.
Il verbale illustra la procedura seguita dalla riunione: lettura della domanda, eventuali osservazioni o verifiche compiute, interventi dei membri sull’ammissibilità del candidato e modalità di votazione adottata. Deve riportare in modo inequivocabile l’esito della votazione con il numero dei voti favorevoli, contrari ed eventuali astenuti, specificando se la votazione è stata palese o segreta e se la decisione è stata presa all’unanimità o a maggioranza. Nel caso di rifiuto, il verbale documenta le motivazioni del diniego per rendere tracciabile la decisione e per consentire eventuali impugnazioni o chiarimenti successivi.
Al provvedimento di accettazione va poi collegata la precisazione sulle conseguenze amministrative: la data a partire dalla quale il socio entra a far parte dell’associazione, gli obblighi che derivano dallo statuto (partecipazione, pagamento delle quote, rispetto delle norme interne), l’attribuzione di eventuali diritti (diritto di voto, partecipazione alle attività, utilizzo delle strutture) e l’indicazione dell’obbligo di iscrizione nel registro dei soci con numero progressivo e annotazione della data di iscrizione. Devono inoltre essere menzionati gli adempimenti relativi al trattamento dei dati personali: il consenso del candidato al trattamento dei dati ai fini associativi e la presa d’atto dell’informativa ai sensi del GDPR, nonché l’indicazione del responsabile del trattamento se già designato.
Il verbale completa la sua efficacia se è corredato da allegati che vengono richiamati per intero nel testo, quali copia della domanda, ricevuta di pagamento, copia del documento di identità, certificati medici, eventuali pareri favorevoli o relazioni istruttorie e, se presenti, eventuali dichiarazioni sostitutive. La sottoscrizione finale del verbale da parte del presidente dell’assemblea o del consiglio e del segretario verbalizzante rende formale la deliberazione; nel caso si richieda anche la firma del nuovo socio per presa visione delle norme statutarie e delle regole di comportamento, questa dovrà essere apposta sul verbale o sugli allegati richiamati. Infine è buona prassi indicare la data e la modalità con cui la comunicazione dell’avvenuta accettazione sia stata notificata al candidato (consegna a mano, posta elettronica certificata, raccomandata), per completare il ciclo amministrativo e consentire la corretta tenuta del libro soci e degli altri registri obbligatori dell’ASD.
Fac simile Verbale accettazione soci ASD
VERBALE N. ______________
Verbale dell’Assemblea/Consiglio Direttivo dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale in ______________, si è riunito/a l’Assemblea/Consiglio Direttivo dell’ASD ______________.
Presiede la seduta il/la Sig./Sig.ra ______________ nelle vesti di Presidente/Presidente del Consiglio Direttivo. Assiste quale segretario/a il/la Sig./Sig.ra ______________.
Sono presenti i seguenti soci/componenti: _____________________________________________________________________
Sono assenti i seguenti soci/componenti: _______________________________________________________________________
Si constata che l’Assemblea/Consiglio Direttivo è validamente costituito ai sensi dell’art. ______________ dello Statuto, con n. ______________ soci presenti su n. ______________ iscritti e pertanto può validamente deliberare.
Ordine del giorno:
1) Esame e votazione delle domande di ammissione a socio presentate da:
a) ______________, nato/a il ______________ a ______________, residente in ______________, CF/P.IVA ______________;
b) ______________, nato/a il ______________ a ______________, residente in ______________, CF/P.IVA ______________;
(eventuali ulteriori candidati) _________________________________________________________________________
Il Presidente illustra le domande di ammissione, con riferimento alla documentazione ricevuta in data ______________.
Dopo le comunicazioni e le eventuali dichiarazioni dei presenti, si procede alla votazione sull’ammissione dei candidati sopra indicati.
Risultato della votazione:
– Candidato ______________: favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________. Delibera: ______________ (ammesso/respinto).
– Candidato ______________: favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________. Delibera: ______________ (ammesso/respinto).
– (Per eventuali ulteriori candidati) _________________________________________________________________________
A seguito della votazione l’Assemblea/Consiglio Direttivo ha pertanto deliberato di:
– Ammettere come soci dell’ASD ______________ i seguenti soggetti: _________________________________________________________________________
– Non ammettere i seguenti soggetti: ___________________________________________________________________________
Si stabilisce che i soci ammessi dovranno effettuare il versamento della quota associativa annuale e/o quota di iscrizione di € ______________ entro e non oltre il ______________, nonché sottoscrivere la dichiarazione di accettazione dello statuto e del regolamento interno.
Il Segretario è incaricato di:
– trascrivere i nominativi dei nuovi soci nel Libro Soci;
– comunicare per iscritto ai nuovi soci l’esito della delibera in data ______________;
– di procedere agli adempimenti amministrativi necessari.
Non essendovi altro da deliberare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo ______________, data ______________
Il Presidente ______________
Il Segretario ______________
(Firma dei soci ammessi per presa visione)
1) ______________
2) ______________
3) ______________