Quando si parla di lettera formale, la sua struttura gioca un ruolo cruciale. Non è solo una questione di estetica, ma di funzionalità e chiarezza. Una corretta impostazione può fare la differenza tra una comunicazione efficace e una che rischia di essere fraintesa o ignorata. Prima di immergersi nella scrittura, è fondamentale considerare l’organizzazione del contenuto, proprio come si farebbe nel riporre la spesa nel frigo, selezionando i giusti scomparti per ogni alimento.
Prima di esaminare i vari elementi di una lettera formale, diamo uno sguardo d’insieme alla sua struttura:
- Intestazione o indirizzo del mittente
- Indirizzo del destinatario
- (Alla cortese attenzione)
- Luogo e data
- Riferimento e oggetto
- Formula di apertura o esordio
- Corpo della lettera formale
- Formula di chiusura o commiato
- Firma e antifirma
- (Menzione allegati)
Come iniziare una lettera formale
Le prime informazioni da includere sono l’indirizzo del mittente e quello del destinatario. Questi si collocano rispettivamente sul margine destro e, subito dopo, sul margine sinistro del foglio. In contesti aziendali, è frequente che il nome del mittente sia seguito dalla sua posizione all’interno dell’azienda, come nel caso di una lettera formale indirizzata a una banca.
Utilizzare la dicitura -alla cortese attenzione di- è un modo efficace per stabilire un contatto diretto con la persona specifica che si intende contattare, soprattutto all’interno di grandi organizzazioni. Questo passaggio è seguito dal nome del destinatario, se noto, per personalizzare ulteriormente la comunicazione.
Nel margine destro, è importante inserire la data e il luogo, separati da una virgola, prima di passare al riferimento e all’oggetto della lettera formale. Questi elementi sono essenziali per contestualizzare la comunicazione e possono essere integrati nel corpo della lettera. Il riferimento, indicato dall’abbreviazione rif., può richiamare precedenti comunicazioni, sia quelle del destinatario (Vs., vostra) che quelle del mittente (ns., nostra).
L’oggetto riveste un’importanza fondamentale, poiché permette di entrare subito nel vivo della questione trattata. Anche gli appellativi utilizzati nell’esordio sono cruciali: contribuiscono a definire il tono della lettera e a chiarire il tipo di relazione esistente con il destinatario.
Il corpo della lettera formale
La struttura interna del corpo della lettera può variare significativamente, a seconda dello stile, dell’intento e del grado di formalità desiderato. È essenziale che il corpo della lettera sia chiaro e ben organizzato, in modo da trasmettere il messaggio in modo efficace. Esempi concreti di lettere formali possono evidenziare diverse modalità di scrittura e approcci a seconda del contesto.
La chiusura di una lettera formale
Così come per l’apertura, anche nella chiusura è fondamentale utilizzare saluti formali che riflettano il tono e il contenuto della lettera. È opportuno fare riferimento a un possibile seguito della comunicazione, invitando il destinatario a rispondere o a prendere ulteriori contatti.
In calce alla lettera, sul margine destro, deve apparire la firma del mittente, talvolta accompagnata dall’antefirma, che include il nome dell’azienda, il nome del mittente e il ruolo ricoperto. Questo conferisce ulteriore ufficialità alla comunicazione.
Infine, le ultime righe della lettera sono dedicate alla menzione di eventuali documenti allegati. Questa sezione è cruciale per assicurarsi che il destinatario sia consapevole di tutti i materiali inviati insieme alla lettera e possa consultarli facilmente.