Il passaggio di consegne tra presidenti di un’Associazione Sportiva Dilettantistica rappresenta un momento fondamentale per assicurare continuità amministrativa, trasparenza verso i soci e corretto adempimento degli obblighi normativi. Un verbale redatto con chiarezza documenta lo stato patrimoniale, gli incarichi in corso, gli adempimenti pendenti e le deleghe, riducendo il rischio di incomprensioni e facilitando il lavoro del nuovo presidente. Questa guida illustra in modo pratico come raccogliere le informazioni essenziali, allegare i documenti necessari e formalizzare la consegna affinché il passaggio di responsabilità avvenga in modo ordinato e conforme alla normativa.
Come scrivere un Verbale passaggio di consegne tra presidenti ASD
Il verbale di passaggio di consegne tra presidenti di una ASD deve documentare con chiarezza e completezza l’intera situazione amministrativa, patrimoniale, gestionale e normativa dell’associazione, in modo che il nuovo presidente possa assumere il ruolo con piena consapevolezza delle responsabilità e dei rischi. Innanzitutto il documento apre con l’indicazione precisa delle parti presenti: nome, codice fiscale e carica dell’uscente e dell’incaricato, la data e il luogo della verbalizzazione, e la presenza di eventuali componenti del consiglio direttivo, del tesoriere, del segretario o di testimoni. Il verbale deve contenere una dichiarazione formale dell’uscente che elenca e consegna tutti i documenti ufficiali in suo possesso, accompagnata dall’attestazione del nuovo presidente di presa in carico; tale dichiarazione deve essere datata e sottoscritta da entrambe le parti e, ove opportuno, dal revisore dei conti o dal professionista incaricato della contabilità.
Dal punto di vista economico-finanziario il verbale deve riportare lo stato aggiornato dei conti sociali al giorno della consegna: saldo dei conti correnti con indicazione degli istituti bancari, numeri di conto e IBAN, denaro contante in cassa, estratti conto recenti, eventuali cassette di sicurezza, carnet di assegni, carte di pagamento aziendali e limiti di spesa, e l’elenco preciso delle firme autorizzate con le modalità previste per l’aggiornamento dei mandatari bancari. Vanno inoltre evidenziati i crediti e i debiti esistenti, con nominativi dei controparti, importi, scadenze e eventuali contenziosi o solleciti in corso; le pendenze fiscali e contributive, con i riferimenti a dichiarazioni presentate, F24 effettuati o da effettuare, posizioni INPS/INAIL e eventuali rateizzazioni in corso; la situazione economica preventiva o il bilancio consuntivo più recente e il budget in corso d’anno, allegando i documenti contabili di riferimento (libri contabili, registri IVA se applicabili, ricevute, fatture emesse e ricevute) e, se presente, la relazione del revisore o del commercialista che certifica la corrispondenza dei saldi.
Sul fronte patrimoniale il verbale descrive l’inventario dei beni materiali e immateriali in proprietà o in uso all’associazione, con quantificazione e collocazione: attrezzature sportive, mezzi, impianti, materiale d’ufficio, autorizzazioni e brevetti, fornendo numeri di matricola o seriali se rilevanti, stato di conservazione e indicazione di eventuali beni in leasing o in comodato d’uso con i relativi contratti. Devono essere formalizzati i contratti in essere: locazioni di sedi o impianti, contratti di fornitura e manutenzione, accordi con sponsor, convenzioni con enti pubblici, patti con società sportive o altri soggetti, specificando durata, obblighi reciproci, clausole di recesso e eventuali penali, e segnalandone lo stato di esecuzione e le scadenze imminenti. Ogni polizza assicurativa attiva va riportata con il nome della compagnia, il numero di polizza, l’oggetto della copertura, i massimali, le franchigie e le date di scadenza; devono essere indicate le eventuali pratiche di sinistro aperte e la documentazione relativa.
Il verbale comprende inoltre la mappa completa delle persone e dei ruoli chiave: elenco degli organi sociali e dei loro componenti con nomine e scadenze, incarichi conferiti a collaboratori esterni, tecnici, allenatori e volontari, con copia dei loro contratti o accordi e l’indicazione della posizione contributiva e previdenziale. La situazione delle tesserature e delle iscrizioni agli enti di promozione sportiva o alle federazioni è elemento essenziale: vanno segnalate le scadenze per il rinnovo, i numeri di tesserati, eventuali deleghe per la gestione delle pratiche federali, nonché la situazione delle visite mediche agonistiche e non agonistiche, con il rispetto delle norme sulla privacy e la conservazione dei certificati medici secondo la normativa vigente. Qualora l’associazione gestisca attività con minori occorre documentare le procedure di tutela e sicurezza adottate, le certificazioni dei volontari e dei tecnici, i moduli di consenso informato e le linee guida interne in materia di prevenzione degli abusi e di primo soccorso.
La parte operativa del verbale deve ricostruire il programma delle attività in corso e quelle programmate a breve termine: calendario gare e allenamenti, progetti finanziati o in corso di approvazione, eventi promozionali, campagne di fundraising, scadenze per rinnovi di sponsor o bandi pubblici, e ogni attività che richieda impegni immediati o capacità decisionale. È cruciale riportare lo stato delle trattative commerciali o istituzionali aperte, con i nominativi dei referenti esterni (sponsor, ente locale, federazione, fornitore) e le scadenze negoziali. Per la comunicazione e la governance digitale vanno consegnati i dati di accesso e i riferimenti amministrativi di siti web, domini, caselle e-mail ufficiali, profili social, piattaforme di gestione iscrizioni e software contabili; il verbale dovrebbe però raccomandare la procedura di aggiornamento sicuro delle credenziali e registrare l’avvenuta consegna o la pianificazione del reset password al fine di garantire la sicurezza e la tracciabilità.
In materia di conformità normativa è necessario che il verbale attesti l’esistenza e la disponibilità dello statuto aggiornato, dei verbali assembleari e delle delibere del consiglio direttivo più rilevanti, inclusa la documentazione elettorale che ha portato all’insediamento dell’uscente. Devono essere segnalati eventuali procedimenti amministrativi, sanzionatori o giudiziari pendenti a carico dell’associazione o di suoi dirigenti, con copia degli atti principali e lo stato processuale. La verbalizzazione contiene informazioni sul regime fiscale adottato dall’associazione (esenzione o imponibilità, codice fiscale, eventuale partita IVA), l’iscrizione ai registri CONI o ad altri registri regionali e nazionali, e le comunicazioni da effettuare agli enti competenti per l’aggiornamento delle cariche sociali; il verbale dovrebbe anche precisare le scadenze e le responsabilità per l’adempimento di tali obblighi.
Dal punto di vista probatorio e operativo è buona prassi che il verbale indichi gli allegati che corredano la consegna: estratti conto bancari aggiornati, libro giornale o registro dei corrispettivi, bilanci e prospetti riepilogativi, inventari firmati, copie di contratti e polizze, pratiche assicurative, documenti di tesseramento e cartelle mediche ove consentito, ultimi versamenti contributivi e fiscali, copie delle domande di finanziamento o sponsorizzazione e ogni altro documento utile a ricostruire lo stato di fatto. Questi allegati devono essere numerati e referenziati nel corpo del verbale, in modo che il nuovo presidente possa verificare in autonomia la completezza della documentazione ricevuta e, se necessario, promuovere una verifica contabile indipendente o la riconciliazione delle poste.
Infine il verbale deve includere una parte in cui si regola il trasferimento formale delle responsabilità e le eventuali garanzie o dichiarazioni dell’uscente relativamente alla correttezza e completezza delle informazioni fornite, nonché l’eventuale periodo di affiancamento concordato per garantire la continuità gestionale. È importante che vi sia esplicitamente indicata la volontà dell’uscente di cedere gli incarichi e la volontà dell’incaricato di accettare la carica, con la precisazione che l’accettazione avviene dopo aver preso visione della documentazione allegata; se esistono limiti di accettazione o riserve, queste devono essere riportate per iscritto. La sottoscrizione del verbale da parte dell’uscente, dell’incaricato e, se del caso, del segretario o di due consiglieri, dà efficacia probatoria al passaggio di consegne e costituisce titolo per gli adempimenti successivi: modifica dei procuratori in banca, comunicazioni ufficiali agli enti sportivi e fiscali, aggiornamento dei registri sociali e comunicazione ai soci. Una corretta e dettagliata verbalizzazione del passaggio di consegne tutela l’associazione, tutela i suoi soci e facilita il nuovo presidente nel governo dell’ASD, riducendo il rischio di contenziosi e di discontinuità gestionale.
Fac simile Verbale passaggio di consegne tra presidenti ASD
VERBALE DI PASSAGGIO DI CONSEGNE TRA PRESIDENTI ASD
Luogo: ___________________________________________________________
Data: ____________________________________________________________
Presenti:
– Presidente uscente: Nome e cognome ___________________________________________________
Residente in ___________________________________________________
Codice fiscale / CF o P.IVA ___________________________________________________
– Presidente subentrante: Nome e cognome ___________________________________________________
Residente in ___________________________________________________
Codice fiscale / CF o P.IVA ___________________________________________________
– Altri presenti / componenti del Consiglio Direttivo:
1) Ruolo ______________ Nome e cognome ___________________________________________________
2) Ruolo ______________ Nome e cognome ___________________________________________________
3) Ruolo ______________ Nome e cognome ___________________________________________________
Premesso che:
– L’Associazione Sportiva Dilettantistica denominata ___________________________________________________ con sede in ___________________________________________________, Codice Fiscale ___________________________________________________, è sottoposta al passaggio di carica tra i soggetti sopra indicati;
Si redige il presente verbale per documentare il trasferimento delle consegne e la presa d’atto della situazione amministrativa, contabile, patrimoniale e documentale dell’ASD.
1) Documentazione sociale consegnata (titoli, libri e documenti):
– Statuto e modifica/e: ___________________________________________________
– Atto costitutivo: ___________________________________________________
– Verbali assemblee e consigli (registro verbali fino alla data): ___________________________________________________
– Registro soci / tesserati: ___________________________________________________
– Libro dei beni/inventario: ___________________________________________________
– Registro contabile / libri contabili: ___________________________________________________
– Copie di autorizzazioni / convenzioni / affiliazioni (es. Federazione, CONI): ___________________________________________________
– Polizze assicurative (coperture in corso): ___________________________________________________
– Corrispondenza rilevante (contratti, convenzioni, comunicazioni ufficiali): ___________________________________________________
– Pec istituzionale / accessi e password amministrativi consegnati: PEC ___________________________________________________ Accessi (username) ___________________________________________________ Password consegnate e modalità di consegna ___________________________________________________
2) Documenti fiscali e amministrativi:
– Partita IVA / posizione fiscale: ___________________________________________________
– Dichiarazioni fiscali e relative ricevute/archivio: ___________________________________________________
– Fatture attive e passive in corso: ___________________________________________________
– Rapporti con consulente/ commercialista: Nome ___________________________________________________ Contatti ___________________________________________________
3) Situazione finanziaria alla data del __/__/____
– Saldo cassa contante: € ______________
– Saldo conto corrente bancario n. ______________, istituto ______________: € ______________ (saldo alla data __/__/____)
– Assegni in cassa / in portafoglio: n. ______________ importo totale € ______________
– Depositi / contributi vincolati: ___________________________________________________ importo € ______________
– Crediti verso terzi (descrizione e importi): ___________________________________________________ importo totale € ______________
– Debiti verso fornitori / terzi (descrizione e importi): ___________________________________________________ importo totale € ______________
– Mutui / finanziamenti / posizioni debitorie aperte (istituto, importo residuo): ___________________________________________________
4) Materiale e beni strumentali consegnati:
– Strumentazione sportiva (elenco e stato): ___________________________________________________
– Mezzi / automezzi (marca, targa, documento): ___________________________________________________
– Chiavi locali e magazzini: ___________________________________________________
– Attrezzature informatiche (pc, stampanti, modem): ___________________________________________________
– Materiale vario (divise, materiali di consumo): ___________________________________________________
5) Rapporti e pendenze operative:
– Contratti di lavoro / collaborazioni in essere (nominativi e tipologia contratto): ___________________________________________________
– Scadenze contributive e previdenziali prossime: ___________________________________________________
– Contenziosi in corso (oggetto, parti coinvolte, stato procedura): ___________________________________________________
– Richieste di contributo / pratiche di finanziamento in corso: ___________________________________________________
– Eventuali osservazioni su situazioni straordinarie o criticità: ___________________________________________________
6) Elenco degli allegati consegnati (documenti fisici o copia digitale):
– Allegato 1: ___________________________________________________
– Allegato 2: ___________________________________________________
– Allegato 3: ___________________________________________________
– Allegato 4: ___________________________________________________
(ulteriori allegati ___________________________________________________)
7) Dichiarazioni
Il Presidente uscente dichiara:
– di aver consegnato tutta la documentazione e il materiale sopra elencati, nonché di aver comunicato le informazioni necessarie per l’esercizio delle funzioni: Sì ☐ No ☐
– di non avere in corso attività non comunicate o impegni non dichiarati diversi da quelli nel presente verbale: Sì ☐ No ☐ (se No, specificare ___________________________________________________)
Il Presidente subentrante dichiara:
– di aver ricevuto la documentazione e il materiale sopra elencati e di accettare la consegna: Sì ☐ No ☐
– di prendere atto della situazione contabile, patrimoniale e delle pendenze sopra indicate: Sì ☐ No ☐
8) Eventuali accordi o indicazioni operative immediate:
– ___________________________________________________
– ___________________________________________________
– ___________________________________________________
Il presente verbale viene redatto in n. copie, una delle quali resterà agli atti dell’Associazione.
Luogo e data: ___________________________________________________
Firma del Presidente uscente:
______________________________________________
Nome e Cognome ___________________________________________________
Data __/__/____
Firma del Presidente subentrante:
______________________________________________
Nome e Cognome ___________________________________________________
Data __/__/____
Firme dei presenti a testimonianza:
1) ______________________________________________
Nome e Cognome ___________________________________________________ Ruolo ___________________________________________________
2) ______________________________________________
Nome e Cognome ___________________________________________________ Ruolo ___________________________________________________
3) ______________________________________________
Nome e Cognome ___________________________________________________ Ruolo ___________________________________________________
Note per l’archiviazione: documenti consegnati in formato cartaceo ☐ e/o digitale ☐ (specificare supporti/messaggi di consegna ___________________________________________________)