Quando un’assemblea di un’Associazione Sportiva Dilettantistica si conclude senza il raggiungimento del quorum previsto, è importante redigere un verbale chiaro e completo che documenti fatti, partecipanti presenti e ragioni della mancata validità dell’adunanza. Questa guida offre indicazioni pratiche sui contenuti essenziali del verbale e sulle procedure da seguire per fissare una nuova convocazione, mantenendo conformità statutaria e trasparenza verso i soci. Seguendo pochi accorgimenti formali si riducono rischi di contestazioni e si garantisce la regolarità delle successive decisioni associative.
Come scrivere un Verbale assemblea deserta ASD
Il verbale di un’assemblea deserta di un’Associazione Sportiva Dilettantistica deve descrivere con precisione e dettaglio tutte le circostanze che hanno impedito lo svolgimento dell’assemblea in modo da garantire trasparenza, tracciabilità e conformità alle previsioni statutarie e normative. Occorre innanzitutto indicare in testa la data, il giorno della settimana, l’ora fissata per la prima convocazione e il luogo esatto dell’adunanza, specificando anche l’ora effettiva in cui il verbale è redatto; va poi richiamata la convocazione stessa, allegando o richiamando la modalità con cui è stata effettuata (avviso scritto, PEC, raccomandata, e‑mail, affissione bacheca, ecc.) e la data in cui i soci sono stati informati, affinché risulti che la convocazione è avvenuta nei termini previsti dallo statuto o dalla normativa di riferimento. Deve essere riprodotto l’ordine del giorno così come era stato pubblicato nella convocazione, in modo che risulti chiaramente quali argomenti erano destinati ad essere trattati.
Il verbale deve poi registrare lo stato della partecipazione: il numero complessivo dei soci aventi diritto di voto alla data dell’assemblea (eventualmente con il riferimento al registro dei soci), il numero di soci presenti o rappresentati per delega e – se rilevante – il numero e l’elenco delle deleghe ricevute; quando non vi è presenza alcuna, il verbale deve descrivere la situazione constatata (ad esempio locale vuoto, assenza dei soci attesi) e annotare eventuali comunicazioni preventive pervenute da soci che hanno giustificato l’assenza. Se all’appuntamento si sono presentati solo alcuni organi sociali (presidente dell’associazione, segretario verbalizzante, componente del consiglio, ecc.) occorre indicare nominativamente le persone presenti e la loro qualifica, nonché eventuali soggetti presenti in rappresentanza di terzi. È fondamentale anche chiarire il quorum previsto dallo statuto per la validità dell’assemblea in prima convocazione (o, se rilevante, in seconda convocazione) e confrontarlo con la reale presenza, spiegando con chiarezza come si è arrivati a constatare l’assenza del quorum.
Va poi descritta la procedura seguita al momento della constatazione della desertionе: il tempo di attesa rispettato prima di dichiarare l’assemblea deserta, eventuali tentativi di contattare i soci presenti o di ricercare partecipazione, la dichiarazione formale del presidente o del legale rappresentante che ha constatato la mancanza del numero legale e che ha perciò dichiarato l’assemblea deserta. Se lo statuto prevede specifiche conseguenze o procedure successive (ad esempio convocazione automatica in seconda convocazione nello stesso giorno o in altro giorno, o facoltà del consiglio di riunirsi per deliberare su determinate materie), il verbale deve richiamare testualmente tali previsioni e indicare quale decisione è stata presa in merito alla nuova convocazione: data, ora e luogo, o l’impegno a procedere con nuova comunicazione nei termini statutari. Se invece non è stata assunta alcuna decisione e l’assemblea è semplicemente rinviata, il verbale deve esplicitare che non sono state prese deliberazioni e che ogni punto all’ordine del giorno resta ai fini di una futura convocazione.
È opportuno che il verbale indichi e conservi tutte le evidenze documentali collegate alla convocazione e alla dichiarazione di desertione: copia dell’avviso di convocazione, ricevute di invio tramite PEC o raccomandata, attestazioni di consegna o altre comunicazioni trasmesse ai soci, nonché eventuali messaggi o comunicazioni ricevute che giustificano assenze o che siano rilevanti per ricostruire i fatti. Va inoltre specificato dove il verbale verrà depositato o annotato, cioè il libro dei verbali dell’assemblea, e che il documento sarà conservato agli atti dell’associazione. Per completezza e validità formale, il verbale deve essere sottoscritto dalla persona che ha verbalizzato la constatazione (solitamente il segretario o il verbalizzante nominato) e, se presente, dal presidente o da chi ha dichiarato l’assemblea deserta; se non è possibile ottenere la firma di altre persone, il verbale dovrà indicare tale impossibilità e contenere la firma di chi ha redatto e comprovato l’accaduto.
Infine, è utile che il verbale contenga, con linguaggio chiaro e non equivoco, le conseguenze pratiche della desertione: l’impossibilità di assumere deliberazioni sui punti all’ordine del giorno, i termini e le modalità per una nuova convocazione secondo quanto previsto dallo statuto e, se del caso, l’indicazione di eventuali obblighi di comunicazione alle autorità sportive o federali competenti in relazione a scadenze procedurali o amministrative che la mancata approvazione potrebbe influenzare. Tutti questi elementi, redatti con precisione e accompagnati dalla documentazione probatoria, assicurano che il verbale di assemblea deserta sia valido, opponibile e idoneo a fornire un quadro completo dell’accaduto qualora sia necessario dimostrare la regolarità delle azioni successive.
Fac simile Verbale assemblea deserta ASD
VERBALE DI ASSEMBLEA DESERTA
Associazione Sportiva Dilettantistica ______________
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (località), presso la sede sociale dell’Associazione Sportiva Dilettantistica denominata ______________, si è tenuta la convocazione dell’Assemblea dei soci, indetta in prima convocazione con avviso spedito/inviato in data ______________, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) ________________________________________________________________
2) ________________________________________________________________
3) ________________________________________________________________
Risultano presenti alla verifica delle presenze: n. ______________ soci ovvero rappresentanti con delega n. ______________. Ai sensi dell’art. __ dello Statuto sociale, il numero legale richiesto per la validità della riunione è di n. ______________ soci.
Accertata l’assenza del numero legale necessario e rilevata la mancata partecipazione dei soci, il Presidente del Consiglio Direttivo ______________ (o, in mancanza, il componente designato ______________) dichiara l’Assemblea DESERTA alle ore ______________.
Si prende atto che, ai sensi dello Statuto (art. __) e delle deliberazioni statutarie, l’Assemblea in seconda convocazione è fissata per il giorno ______________ alle ore ______________, presso ______________ (luogo), con lo stesso ordine del giorno, e che in seconda convocazione l’Assemblea potrà validamente deliberare qualunque sia il numero dei presenti/soci intervenuti (o: potrà validamente deliberare con le maggioranze previste dallo Statuto).
Il presente verbale viene redatto, sottoscritto e depositato agli atti dell’Associazione in data ______________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente ________________________________________
Il Segretario verbalizzante ____________________________
Luogo e data: ____________________________________________________