Questa breve guida introduce come redigere il verbale di un’ASD per la chiusura di un conto bancario, spiegando perché il documento è necessario e quali elementi fondamentali non possono mancare per garantire trasparenza e validità formale. È pensata per i dirigenti e i soci che devono affrontare la pratica con l’istituto di credito e con gli organi statutari, offrendo indicazioni pratiche per descrivere le delibere, i poteri conferiti e le comunicazioni agli enti competenti. Seguendo le indicazioni, sarà più semplice predisporre un verbale chiaro e completo che faciliti le operazioni amministrative e contabili conseguenti alla chiusura.
Come scrivere un Verbale ASD per chiusura conto
Il verbale che registra la decisione di un’Associazione Sportiva Dilettantistica di chiudere un conto corrente deve innanzitutto ricostruire in modo chiaro e completo le circostanze formali dell’assemblea o della riunione del consiglio direttivo che ha assunto la delibera: luogo, data e ora dell’adunanza, modalità di convocazione con riferimento alla comunicazione inviata ai soci o agli organi sociali (soprattutto se lo statuto prescrive termini e modi particolari), l’indicazione delle persone presenti con il loro ruolo associativo (presidente, vicepresidente, segretario, tesoriere, consiglieri ecc.) e la conferma che è stato raggiunto il numero legale o il quorum previsto dallo statuto per la validità della deliberazione. È essenziale che il verbale richieda e riporti analogicamente il richiamo alla norma statutaria che autorizza gli organi a decidere in materia patrimoniale o bancaria, così da collegare la decisione alla potestà attribuita dagli atti costitutivi dell’ASD.
Nel corpo del verbale deve comparire la motivazione operativa della chiusura del conto, espressa con chiarezza: se si tratta di una mera sostituzione di banca, di una razionalizzazione degli strumenti di pagamento, di cessazione dell’attività o di conseguenza di una liquidazione, occorre specificarlo perché da tale motivo dipendono gli adempimenti successivi e la destinazione delle eventuali residue disponibilità. Vanno riportati in modo univoco gli estremi del conto oggetto di chiusura: denominazione dell’istituto bancario, filiale, codice IBAN, numero di conto e – se rilevante per l’operazione – eventuali rapporti accessori (pos, linee di credito, assegni, carte di pagamento) che devono essere contestualmente disattivati. Il verbale deve altresì indicare l’ammontare disponibile al momento della delibera o la necessità di acquisire un estratto conto aggiornato alla data di chiusura, oltre alla destinazione dei saldi residui con la precisazione della banca e del relativo IBAN su cui trasferire le somme o della modalità di erogazione (bonifico, assegno, rendiconto per liquidazione).
Deve essere esplicitata la delibera: il testo formale della decisione con le parole con cui l’organo sociale autorizza la chiusura del conto, l’eventuale revoca o conferma di procure e firme abilitate al disegno e prelievo, e la nomina puntuale delle persone incaricate di compiere gli atti necessari presso la banca (indicare nome, ruolo nell’associazione, codice fiscale e, se richiesto, documento d’identità), con espressa autorizzazione a firmare documenti di chiusura, a ritirare certificazioni bancarie, ad estinguere rapporti accessori e a firmare quietanze. Il verbale deve precisare il perimetro dei poteri conferiti (ad esempio autorizzazione a firmare e presentare moduli di chiusura, a riattivare bonifici di trasferimento, a cancellare domiciliazioni e ad attivare eventuali adempimenti fiscali inerenti), nonché la durata e le eventuali condizioni di revoca di tale mandato.
La documentazione probatoria collegata alla delibera è parte integrante del verbale: è opportuno richiamare e allegare le comunicazioni di convocazione, le copie dei documenti d’identità delle persone delegate, gli estratti conti e certificazioni richieste alla banca, eventuali deleghe o procure notarili, e ogni altra attestazione che la banca potrà esigere. Il verbale deve anche riportare il risultato della votazione qualora la delibera sia stata sottoposta a votazione, con l’indicazione dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni, o comunque la formula che attesta l’unanimità o la maggioranza che ha deciso la chiusura, così da rendere incontestabile la volontà associativa. È infine fondamentale l’indicazione della data di efficacia della chiusura e delle eventuali condizioni sospensive, ad esempio l’esito di verifiche contabili o fiscali che devono precedere il trasferimento delle somme.
Per motivi di correttezza amministrativa e di tutela legale il verbale deve terminare con la sottoscrizione delle persone che hanno presieduto e verbalizzato la riunione; se lo statuto lo richiede, è necessaria anche la firma del segretario o del tesoriere. Va specificato il luogo dove il verbale sarà conservato (il libro dei verbali dell’associazione o il registro previsto dallo statuto) e quali copie verranno trasmesse alla banca o ai registri pubblici eventualmente competenti. È buona prassi richiamare nel verbale l’obbligo di rispettare adempimenti contabili e fiscali connessi alla chiusura del conto, incluse le comunicazioni agli enti cui l’ASD è iscritta o che ne gestiscono i registri, e prevedere l’archiviazione di tutta la documentazione per i termini di legge previsti.
Infine, benché il verbale debba essere redatto con linguaggio preciso e formale, è utile che contenga anche una clausola che autorizzi espressamente i delegati a compiere tutte le ulteriori operazioni strumentali e necessarie per dare esecuzione pratica alla deliberazione, specificando la facoltà di sottoscrivere eventuali documenti integrativi richiesti dalla banca. Questo evita ritardi dovuti a integrazioni successive e conferisce piena operatività all’atto. Per sicurezza e conformità normativa, soprattutto quando la chiusura riguarda la cessazione dell’attività o trasferimenti di patrimonio rilevanti, è consigliabile accompagnare il verbale con il parere di un consulente fiscale o legale che verifichi la correttezza degli adempimenti connessi.
Fac simile Verbale ASD per chiusura conto
VERBALE N. ______________
Associazione Sportiva Dilettantistica: ______________
Codice Fiscale / Partita IVA: ______________
Sede legale: ______________
Data: ______________
Luogo: ______________
Ora di inizio: ______________
Il giorno ______________, alle ore ______________, presso la sede legale sopra indicata, si è riunito il Consiglio Direttivo dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________, regolarmente convocato.
Presenti:
– ______________ (Carica: ______________)
– ______________ (Carica: ______________)
– ______________ (Carica: ______________)
Assenti:
– ______________ (Carica: ______________)
Assume la presidenza dell’assemblea il Sig./la Sig.ra ______________ in qualità di Presidente, e funge da Segretario il Sig./la Sig.ra ______________.
Il Presidente, constatata la regolarità della convocazione e la presenza del numero legale, dichiara aperta la seduta e pone all’ordine del giorno il seguente punto:
1) Chiusura del conto corrente bancario intestato all’ASD e relative operazioni.
Deliberazioni:
Dopo ampia discussione, il Consiglio Direttivo, con votazione effettuata nelle modalità previste dallo statuto, all’unanimità / a maggioranza (barrare la casella corrispondente) delibera quanto segue:
1. Di autorizzare la chiusura del conto corrente bancario intestato a ______________ (denominazione ASD) presso la banca ______________, filiale ______________, conto corrente n. ______________, IBAN ______________.
2. Di disporre il trasferimento dell’eventuale saldo residuo, al netto di spese e oneri, sul conto corrente/IBAN n. ______________ intestato a ______________ (specificare a chi/qual conto deve essere trasferito), ovvero di concordare con la banca le modalità di liquidazione concordate.
3. Di revocare, ove necessario, tutte le firme autorizzate attualmente registrate presso la banca ______________ relative al conto indicato e di nominare i seguenti soggetti quali delegati per la gestione delle operazioni necessarie alla chiusura del conto e alla sottoscrizione della documentazione richiesta dalla banca:
– ______________ (Carica: ______________; documento d’identità: ______________; codice fiscale: ______________)
– ______________ (Carica: ______________; documento d’identità: ______________; codice fiscale: ______________)
4. Di autorizzare il Presidente pro-tempore e/o il Tesoriere pro-tempore, singolarmente / congiuntamente (barrare la casella corrispondente), a presentare alla banca tutta la documentazione necessaria, a firmare moduli, provvedimenti e ricevute, a ritirare il saldo e a compiere tutte le operazioni consequenziali per la definitiva chiusura del conto.
5. Di richiedere alla banca ______________ il rilascio di una certificazione attestante la chiusura del conto e il saldo a zero, nonché l’estratto conto finale relativo al periodo ______________ – ______________.
6. Di incaricare il Segretario di procedere all’aggiornamento dei registri sociali e alla conservazione della documentazione attestante la deliberazione e la chiusura del conto.
Si dà atto che la presente deliberazione avrà efficacia immediata e che tutti gli adempimenti derivanti dalla medesima saranno eseguiti dai soggetti sopra indicati entro i termini necessari.
Non essendovi altri argomenti da trattare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente: ______________
Il Segretario: ______________
Il Tesoriere: ______________
Luogo e data: ______________
Firma e timbro dell’ASD: ______________