Questo breve testo introduce una guida pratica dedicata alla redazione del verbale di assemblea per il trasferimento della sede legale di un’Associazione Sportiva Dilettantistica. Verranno spiegati i passaggi formali essenziali per garantire la validità dell’atto, gli adempimenti societari e amministrativi conseguenti, nonché gli obblighi di comunicazione verso Registro CONI, Agenzia delle Entrate e altri enti competenti. L’obiettivo è fornire indicazioni chiare e operative per tutelare la regolarità dell’assemblea e assicurare la corretta iscrizione e pubblicità del cambiamento di sede.
Come scrivere un Verbale assemblea cambio sede legale ASD
Il verbale dell’assemblea che deliberi il cambio della sede legale di un’Associazione Sportiva Dilettantistica deve contenere in modo chiaro, completo e verificabile tutti gli elementi necessari a ricostruire l’intera procedura decisionale e a consentire le comunicazioni e gli aggiornamenti verso gli enti competenti. In apertura occorre indicare l’identità completa dell’associazione, con la ragione sociale esatta così come riportata nello statuto, eventuale numero di iscrizione a registri o elenchi (se presente), codice fiscale e qualunque altro dato identificativo ufficiale. Devono essere riportati senza ambiguità la data, il luogo e l’ora di inizio dell’adunanza, nonché l’indicazione se la riunione si svolge in prima o in seconda convocazione; va citata anche la modalità di convocazione seguita (avviso scritto, PEC, affissione, modalità prevista dallo statuto) e la data di invio/affissione dell’avviso, affinché risulti la regolarità della chiamata rispetto alle norme statutarie e di legge.
Il verbale deve descrivere chi ha presieduto l’assemblea e chi ha ricoperto la funzione di segretario o verbalizzante, con indicazione dei rispettivi nominativi e cariche. È fondamentale che il documento riporti l’elenco dei partecipanti così come risultano al momento della seduta: vanno indicati i nominativi dei soci intervenuti, la loro qualifica (socio ordinario, consiglio direttivo, ecc.), e ogni delega o procura eventualmente rappresentata in assemblea, con specifica dei poteri conferiti; se richiesto dallo statuto o dalla normativa applicabile, può essere allegata la copia delle deleghe. Per garantire la validità della delibera è poi indispensabile che il verbale dichiari espressamente la regolarità della costituzione dell’assemblea: il numero dei presenti rispetto al numero degli aventi diritto, l’esistenza del quorum richiesto dallo statuto per deliberare su trasferimento della sede e la verifica degli eventuali quorum maggiorati previsti per delibere straordinarie o per modifiche statutarie.
Nel corpo del verbale deve comparire il testo integrale della proposta sottoposta a votazione: la specifica della vecchia sede legale così come risulta dagli atti registrati e l’indicazione dettagliata della nuova sede proposta, con indirizzo completo (via, numero civico, CAP, comune e provincia) e l’eventuale precisazione se il trasferimento comporta cambiamento di municipio o di competenza territoriale. Va descritta la motivazione della scelta in modo sintetico ma esaustivo, soprattutto se il trasferimento comporta conseguenze amministrative o fiscali particolari. Se il trasferimento richiede una modifica statutaria, il verbale deve esplicitare il riferimento agli articoli statutari coinvolti e riportare il testo degli articoli così come vengono modificati o, in alternativa, allegare il testo aggiornato dello statuto approvato.
La parte decisiva del verbale deve registrare l’esito della votazione: il metodo di votazione adottato (palese, nominale, a scrutinio segreto), il numero dei votanti intervenuti alla votazione, il numero delle votazioni favorevoli, quelle contrarie e quelle astenute, con dichiarazione che la deliberazione è stata adottata o respinta in conformità alle maggioranze richieste dallo statuto o dalla legge. È buona prassi riportare il testo della deliberazione così come viene approvato, con l’indicazione della data di efficacia del trasferimento della sede legale.
Il verbale deve inoltre prevedere l’attribuzione dei poteri necessari per dare esecuzione alla deliberazione: la nomina della persona o delle persone delegate a compiere gli adempimenti amministrativi e fiscali conseguenti (sottoscrizione di istanze, deposito presso gli organismi competenti, aggiornamento anagrafe tributaria, comunicazioni alle banche, aggiornamento contratti ecc.), con l’esplicito conferimento di poteri per stipulare eventuali atti e per comparire dinanzi a pubblici ufficiali o a notarili, se necessario. Qualora la normativa o lo statuto richiedano la forma dell’atto pubblico o l’intervento di un notaio per la modifica statutaria o per altri atti connessi, il verbale deve registrarne l’accertamento e l’indicazione del mandato conferito a procedere.
È opportuno che il verbale segnali gli allegati che integrano la deliberazione e ne costituiscono parte integrante: copia della convocazione, lista presenze e deleghe, eventuali documenti giustificativi relativi alla nuova sede (contratto di comodato o locazione, dichiarazione del proprietario), testo aggiornato dello statuto se modificato e ogni altra documentazione esibita in sede. Infine il verbale deve essere sottoscritto da chi presiede e da chi verbalizza; ove lo statuto o la prassi richiedano firme ulteriori (membri del consiglio direttivo, verificatori dei conti, soci presenti) queste dovrebbero essere raccolte. Deve altresì risultare l’impegno o la determinazione dei soggetti delegati a provvedere alla registrazione e alla comunicazione del cambio di sede presso gli uffici competenti, con indicazione dei termini e delle modalità previste, in modo da consentire il tempestivo aggiornamento del registro associativo, dell’Agenzia delle Entrate, degli enti sportivi di competenza e di ogni altro interlocutore amministrativo o contrattuale interessato.
Fac simile Verbale assemblea cambio sede legale ASD
VERBALE DELL’ASSEMBLEA STRAORDINARIA
dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________
Il giorno ______________, alle ore ______________, presso la sede/il locale sito in ______________ (via/piazza, n., CAP, Comune, Provincia) si è riunita l’Assemblea straordinaria dei soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________, regolarmente convocata nei modi e termini previsti dallo Statuto.
Presiede l’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, nella sua qualità di Presidente/Presidente del Consiglio Direttivo; assume la funzione di Segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra ______________.
Sono altresì presenti i seguenti soci:
1) ______________
2) ______________
3) ______________
4) ______________
(aggiungere righe se necessario)
Sono inoltre pervenute deleghe da:
1) ______________ delega a ______________
2) ______________ delega a ______________
Risultano presenti complessivamente ______________ soci, su un totale di ______________ soci iscritti; vengono rappresentati ______________ deleghe. Il quorum richiesto dallo Statuto per la validità della deliberazione risulta pertanto ______________ (raggiunto/non raggiunto).
Ordine del giorno
1) Trasferimento della sede legale dell’Associazione da ______________ (indirizzo completo) a ______________ (nuovo indirizzo completo) e conseguente modifica dell’articolo ______________ dello Statuto;
2) Conferimento di mandato per gli adempimenti amministrativi e societari conseguenti;
3) Varie ed eventuali.
Discussione
Il Presidente illustra le motivazioni e le ragioni che rendono opportuno il trasferimento della sede legale dell’Associazione da ______________ a ______________. Segue discussione tra i presenti.
Deliberazioni
L’Assemblea, con voti favorevoli ______________, voti contrari ______________, astenuti ______________, delibera all’unanimità/[con la maggioranza] (barrare la voce conforme) di:
1) Trasferire la sede legale dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________ dall’indirizzo ______________ al nuovo indirizzo ______________, con effetto a decorrere dal ______________.
2) Modificare, ai sensi e per gli effetti di legge, l’articolo ______________ dello Statuto relativo alla sede legale, che assume la seguente nuova formulazione: “La sede legale dell’Associazione è stabilita in ______________ (indirizzo completo).”
3) Dare mandato al Presidente ______________ e/o al Consiglio Direttivo/Responsabile amministrativo ______________ per compiere tutti gli atti necessari, ivi compresa la sottoscrizione e la presentazione della modulistica, l’aggiornamento dello Statuto, la comunicazione al Registro CONI/Registro delle Associazioni/Ente competente ______________, l’aggiornamento presso l’Agenzia delle Entrate e/o altri uffici pubblici e privati e ogni altro adempimento connesso e conseguente, con facoltà di apportare eventuali modifiche formali necessarie per l’iscrizione e la registrazione.
4) Stabilire che tutte le comunicazioni ufficiali dell’Associazione dovranno d’ora in avanti essere indirizzate alla nuova sede legale di cui sopra.
Varie ed eventuali
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, l’Assemblea viene sciolta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Data ______________
Il Presidente
______________________________
(nome e firma) ______________
Il Segretario
______________________________
(nome e firma) ______________
Allegati:
1) Copia della convocazione dell’Assemblea datata ______________;
2) Elenco presenze e deleghe sottoscritto ______________;
3) Documento d’identità dei sottoscrittori (se richiesto) ______________.