Il presente testo offre una guida pratica e autorevole alla redazione del verbale per la nomina del responsabile safeguarding in una ASD, con l’obiettivo di garantire chiarezza formale, conformità alle normative e piena efficacia operativa della figura designata. Spiegherà quali elementi indispensabili devono comparire nel verbale per documentare correttamente la decisione dell’organo competente, come definire compiti e ambiti di responsabilità, quali informazioni minime inserire per assicurare tracciabilità e trasparenza e come collegare la nomina alle procedure interne di prevenzione, gestione delle segnalazioni e tutela di soggetti vulnerabili. Redigere un verbale accurato significa non solo rispettare obblighi amministrativi o regolamentari, ma soprattutto costruire una base documentale solida che favorisca la prevenzione dei rischi, la responsabilizzazione degli attori coinvolti e la fiducia della comunità sportiva.
Come scrivere un Verbale nomina responsabile safeguarding ASD
Nell’ambito di una ASD, il verbale di nomina del responsabile per il safeguarding deve documentare con precisione l’intera cornice formale e sostanziale della decisione presa dall’organo competente, in modo che risultino chiaramente rintracciabili le ragioni, i poteri e gli obblighi connessi alla nomina stessa. In apertura il verbale deve riportare il contesto della riunione: data, luogo e ora dell’assemblea o della seduta del consiglio che ha deliberato, chi ha convocato l’atto e la natura della convocazione (ordinaria o straordinaria), nonché l’indicazione dei presenti con il relativo ruolo associativo – presidenza, consiglieri, segretario verbalizzante e, se presenti, eventuali delegati o partecipanti esterni – e la constatazione del numero legale per la validità della deliberazione, così da attestare la legittimità formale dell’atto.
La parte essenziale del verbale è la motivazione e il testo della deliberazione: deve essere riportata in modo chiaro la deliberazione adottata, con l’indicazione puntuale del nominativo del responsabile safeguarding accompagnato da dati anagrafici completi (nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza o domicilio associativo), eventuali titoli professionali o qualifiche rilevanti per il ruolo, nonché una sintetica esposizione delle ragioni che hanno portato a quella scelta, in particolare se motivate da competenze specifiche, esperienze pregresse o corsi di formazione seguiti. È opportuno che il verbale specifichi l’ambito operativo della nomina: la portata dei compiti affidati, le responsabilità concrete (ad esempio ricezione e gestione delle segnalazioni, attivazione di procedure interne di protezione, coordinamento con servizi sociali o forze dell’ordine, gestione dei registri degli incidenti, promozione di attività di prevenzione e formazione), eventuali limiti di potere e chiarimenti circa le funzioni di rappresentanza verso soggetti terzi o autorità.
Deve inoltre essere indicata la durata della nomina, con data di inizio e, se prevista, data di cessazione o le condizioni che ne determinano la revoca; se la nomina è a tempo indeterminato, il verbale dovrà chiarire le modalità di revoca o rinnovo. Il verbale deve altresì specificare eventuali aspetti economici, ossia se l’incarico è svolto a titolo gratuito o prevede un compenso o rimborsi spese, con l’indicazione delle modalità di erogazione e del relativo impegno di bilancio. È importante descrivere le modalità operative e amministrative: a chi il responsabile riferisce nell’organigramma associativo, quale supporto logistico o risorse gli sono messe a disposizione (accesso a locali, budget per attività di formazione, personale di supporto), le modalità di registrazione e conservazione delle segnalazioni e dei documenti connessi, nonché i tempi e le forme di rendicontazione periodica all’organo di gestione dell’ASD.
Il verbale dovrebbe anche contemplare la dichiarazione di accettazione da parte della persona nominata, con firma autografa o elettrica, e contenere eventuali autocertificazioni o dichiarazioni richieste: assenza di conflitti di interesse, assenza di condanne o carichi pendenti rilevanti ai fini del ruolo, consenso al trattamento dei dati personali e all’eventuale consultazione di certificati (estratto del casellario giudiziale o altri documenti di verifica), oltre all’indicazione degli attestati formativi allegati al provvedimento (curriculum, certificati di corso su protezione dei minori, ecc.). Dal punto di vista normativo il verbale deve richiamare la norma statutaria o il regolamento interno che legittima la nomina e, se pertinente, le eventuali disposizioni esterne di riferimento (linee guida federali, indicazioni CONI, obblighi derivanti dal GDPR e dalla normativa sulla protezione dei minori), così da inquadrare l’atto nel quadro di legge e regolamentare applicabile.
Per completezza procedurale il verbale dovrà indicare le modalità di comunicazione della nomina verso l’interno e l’esterno: come e quando la decisione sarà resa nota agli associati, ai tesserati, alle federazioni sportive territoriali o nazionali, e ad eventuali enti pubblici o servizi territoriali competenti; dovrà anche riportare dove il documento verrà conservato (registro dei verbali dell’associazione, fascicolo dedicato al safeguarding) e per quanto tempo, nonché le misure previste per la tutela della riservatezza dei dati trattati nell’esercizio dell’incarico. Infine è buona prassi inserire nel verbale l’elenco degli allegati che accompagnano la nomina (copia del curriculum, attestati formativi, autocertificazioni, eventuali autorizzazioni) e prevedere la firma finale del presidente e del segretario verbalizzante; tali sottoscrizioni attestano la correttezza formale del verbale e ne rendono immediatamente opponibile il contenuto nell’ambito della governance associativa. Se si desidera una piena conformità giuridica e procedurale, è consigliabile sottoporre il testo definitivo a verifica legale o al consulente che segue le questioni associative per allinearlo a eventuali prescrizioni normative o regolamentari specifiche.
Fac simile Verbale nomina responsabile safeguarding ASD
VERBALE DELLA NOMINA DEL RESPONSABILE SAFEGUARDING
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, presso la sede legale dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________, in ______________ (via/piazza ______________, CAP ______________), si è riunito il Consiglio Direttivo / l’Assemblea dei soci dell’ASD ______________, regolarmente convocato.
Presenti:
– ______________ (Presidente)
– ______________ (Vice Presidente)
– ______________ (Segretario)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Altri presenti)
Presiede la seduta il Sig./la Sig.ra ______________ in qualità di Presidente e assume la funzione di verbalizzante il/la Sig./Sig.ra ______________ in qualità di Segretario.
Oggetto: Nomina del Responsabile Safeguarding ai sensi dello statuto sociale e delle normative vigenti (art. ______________ dello statuto / delibera ______________).
Il Presidente illustra i motivi della convocazione e propone la nomina del/dei seguente/i soggetto/i alla carica di Responsabile Safeguarding dell’ASD:
Candidato proposto: Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________ (via ______________ n. ______________), Codice Fiscale ______________, recapito telefonico ______________, e-mail ______________.
Dopo discussione, il Consiglio Direttivo / l’Assemblea, con voto favorevole di ______________ voti, contrario ______________, astenuti ______________, DELIBERA
1) Di nominare il/la Sig./Sig.ra ______________ Responsabile Safeguarding dell’ASD ______________, con decorrenza dal ______________ e durata dell’incarico fino al ______________ / fino a revoca da parte dell’organo competente.
2) Di attribuire al Responsabile Safeguarding le seguenti funzioni e responsabilità:
a) Predisporre, aggiornare e attuare il Protocollo Safeguarding dell’ASD, in conformità alle normative vigenti e alle linee guida federali/di settore;
b) Promuovere azioni di prevenzione e tutela nei confronti di minori e persone vulnerabili coinvolte nelle attività associative;
c) Ricevere, gestire e documentare segnalazioni relative a comportamenti lesivi o sospetti e attivare le procedure previste per la tutela;
d) Segnalare tempestivamente alle autorità competenti eventuali ipotesi di reato o situazioni di grave rischio;
e) Curare attività di formazione e informazione per dirigenti, allenatori, volontari, atleti e genitori sui temi dello safeguarding;
f) Mantenere aggiornato il registro delle segnalazioni e delle azioni intraprese, riferendo periodicamente al Consiglio Direttivo / all’Assemblea;
g) Collaborare con enti, federazioni, organismi territoriali e servizi socio-sanitari per garantire adeguata tutela;
h) Svolgere ogni altra attività connessa alla funzione come prevista dallo statuto, dal protocollo interno e dalla normativa applicabile.
3) Di conferire al Responsabile Safeguarding i poteri necessari per l’espletamento dell’incarico, nei limiti previsti dallo statuto e dalla legge, e di prevedere eventuali forme di supporto operativo e logistico (es. accesso a documentazione, spazi di lavoro, strumenti informatici).
4) Di stabilire che il Responsabile Safeguarding riferirà al Consiglio Direttivo / all’Assemblea con cadenza ______________ (es. trimestrale, semestrale) e comunque ogni qualvolta lo riterrà necessario o venga richiesta comunicazione formale.
Il/la Sig./Sig.ra ______________ dichiara di accettare l’incarico e di non trovarsi in conflitti di interesse tali da pregiudicare l’esercizio delle funzioni attribuite.
Si dà atto che l’incarico è soggetto a revoca motivata da delibera del Consiglio Direttivo / dell’Assemblea, e che le attività svolte dovranno essere conformi alle disposizioni legislative e regolamentari vigenti.
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e si redige il presente verbale che, letto e approvato, viene sottoscritto come segue.
Luogo ______________, data ______________
Il Presidente: ________________________________ Firma: ____________________
Il Segretario verbalizzante: ___________________ Firma: ____________________
Il Responsabile Safeguarding nominato: ___________ Firma: ____________________
Altri firmatari presenti:
– ______________ Firma: ____________________
– ______________ Firma: ____________________
– ______________ Firma: ____________________