In qualità di esperto, presento questa breve introduzione per accompagnarti nella redazione del verbale dell’assemblea straordinaria destinata alla modifica dello statuto di un’Associazione Sportiva Dilettantistica: si tratta di un documento cruciale che attesta il processo decisionale e ne garantisce la validità formale e sostanziale. Il verbale deve riflettere fedelmente le previsioni statutarie e le norme vigenti, descrivendo in modo chiaro data, luogo, partecipanti, ordine del giorno, contenuto delle proposte, risultato delle votazioni e le firme degli organi competenti, e deve consentire di adempiere correttamente agli obblighi di deposito e comunicazione successivi. Questa guida fornisce indicazioni pratiche e formule operative per redigere un verbale completo e conforme, riducendo il rischio di vizi che potrebbero compromettere l’efficacia delle modifiche.
Come scrivere un Verbale assemblea straordinaria modifica statuto ASD
Nel verbale dell’assemblea straordinaria convocata per la modifica dello statuto di un’Associazione Sportiva Dilettantistica devono risultare con chiarezza tutti gli elementi indispensabili a ricostruire in modo univoco la regolarità della convocazione, la composizione dell’adunanza, il contenuto e la formulazione delle proposte, lo svolgimento delle operazioni di voto e l’esito finale, nonché ogni atto accessorio necessario per la piena efficacia e la conservazione della modifica statutaria. Il testo del verbale apre con l’indicazione precisa dell’associazione interessata, comprensiva della denominazione esatta e della sede legale, seguita dalla data, dall’ora e dal luogo in cui l’assemblea si è tenuta, e dalla qualificazione della riunione come “assemblea straordinaria” ai fini statutari. Devono essere riportati i riferimenti alla convocazione: chi ha convocato l’assemblea, la modalità con cui la convocazione è stata effettuata (ad es. lettera, raccomandata, PEC, avviso affisso), la data di emissione dell’avviso stesso e il richiamo all’ordine del giorno specifico della modifica statutaria, con menzione espressa degli articoli o dei punti di statuto che si intendevano modificare.
Il verbale deve poi ricostruire la costituzione dell’adunanza indicando come è stato verificato il quorum previsto dallo statuto per la validità della seduta straordinaria e, se pertinente, se la riunione si è svolta in prima o in seconda convocazione. È necessario che siano elencati i partecipanti con sufficiente precisione anagrafica da identificare i soci presenti e i delegati rappresentanti, indicando per ciascuno le generalità e, se previsto dallo statuto o utile ai fini probatori, il codice fiscale o il numero di tessera associativa; per le partecipazioni tramite delega occorre trascrivere i poteri conferiti e, se esistenti, gli estremi delle deleghe allegate al verbale. Il verbale dovrebbe altresì registrare la presenza di eventuali organi sociali o soggetti esterni alla riunione, quali membri del consiglio direttivo, sindaci revisori, consulenti legali o notarili, precisandone la qualità e l’eventuale ruolo nella seduta.
Per quanto riguarda le proposte di modifica, il verbale deve riportare fedelmente il testo proposto e, se sono state presentate più alternative, le diverse formulazioni a confronto, con la precisa indicazione degli articoli statutarî interessati e della nuova formulazione testuale che si intende far parte dello statuto. È importante che il documento ricordi eventuali premesse o relazioni che hanno accompagnato la proposta, come il parere del consiglio direttivo o di un consulente, e che contenga la lettura integrale o sintetica della proposta stessa prima della votazione, così da non lasciare dubbi sulla materia oggetto del deliberato.
La descrizione delle modalità di votazione e dei relativi risultati deve essere chiara e completa: il verbale dovrebbe registrare la procedura adottata per il voto (voto palese o segreto, per alzata di mano, per appello nominale o per scrutinio segreto) e riportare i numeri essenziali che dimostrino il raggiungimento della maggioranza richiesta dallo statuto o dalla normativa applicabile; a tal fine è opportuno indicare il numero complessivo dei soci aventi diritto, il numero dei presenti e dei rappresentati per delega, il computo dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni, con riferimento alla soglia di approvazione necessaria per la modifica statutaria. Se si sono svolte più votazioni, o se parte della deliberazione è stata rinviata o modificata durante la seduta, il verbale deve ricostruire in ordine cronologico le fasi, le proposte emendate, gli ordini del giorno successivamente adottati e le eventuali riserve o opposizioni espresse dai soci.
La parte relativa alla deliberazione vera e propria dovrà contenere il testo della delibera così come approvata, con l’indicazione degli articoli dello statuto effettivamente modificati e della nuova versione testuale adottata, nonché la data di efficacia della modifica e le eventuali disposizioni transitorie. Se la delibera affida al consiglio direttivo o al presidente deleghe operative, come l’incarico di depositare o registrare la nuova versione statutaria presso uffici competenti o di richiedere eventuali autorizzazioni amministrative, ciò deve essere esplicitato con precisione, indicando la delega conferita e i poteri di firma attribuiti.
Il verbale deve infine attestare l’approvazione formale del documento, con la sottoscrizione del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante o, se previsto dallo statuto, del notaio che ha redatto l’atto; vanno indicati il luogo e la data di sottoscrizione e ogni annotazione sulla lettura e approvazione del verbale da parte dei soci, inclusa l’eventuale approvazione con modifiche. Devono essere conservati in allegato al verbale, se presenti, gli atti necessari alla piena comprensione e prova della modifica: la convocazione, le deleghe raccolte, le proposte e i testi a confronto, eventuali pareri tecnici o legali, e la tabella dei voti risultante dallo scrutinio. Infine, è opportuno che il verbale riporti la registrazione formale del numero di protocollo o del registro dei verbali dell’associazione, la modalità e il luogo di conservazione dell’originale e delle copie, e l’indicazione degli adempimenti successivi previsti dallo statuto o dalla normativa per la piena efficacia della modifica, in modo da agevolare l’eventuale deposito o comunicazione agli enti competenti e la reperibilità documentale nel tempo.
Fac simile Verbale assemblea straordinaria modifica statuto ASD
VERBALE DELL’ASSEMBLEA STRAORDINARIA DELL’ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ____________________, presso ____________________, si è riunita in Assemblea Straordinaria l’Associazione Sportiva Dilettantistica denominata “__________________”, codice fiscale/partita IVA ______________.
Assume la presidenza dell’assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, in qualità di Presidente del Consiglio Direttivo/Legale Rappresentante, che nomina a segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra ______________.
Il Presidente constata e dà atto di quanto segue:
– Regolarità della convocazione: la convocazione è stata effettuata in data ______________ mediante ______________ (es. avviso scritto, e-mail, affissione, pubblicazione sul sito) e trasmessa a tutti i soci con diritto di voto, come previsto dallo statuto.
– Numero dei soci presenti: ______________;
– Numero dei soci rappresentati per delega: ______________;
– Numero complessivo dei soci aventi diritto al voto: ______________;
– Numero dei voti presenti o rappresentati: ______________.
Viene accertato che l’assemblea è valida per deliberare in seconda/prima convocazione (barrare la voce appropriata) e che è rispettato il quorum previsto dallo statuto per questa tipologia di assemblea.
Ordine del Giorno
1) Proposta di modifica dello Statuto sociale negli articoli: ______________ (indicare articoli/comma/lettera).
2) Deliberazioni inerenti e conseguenti.
Svolgimento della seduta
Il Presidente illustra le motivazioni e le finalità delle proposte di modifica statutarie e propone di approvare le seguenti modifiche:
Articolo ______________ (testo attuale): ______________
Proposta di modifica (nuovo testo): ______________
Articolo ______________ (testo attuale): ______________
Proposta di modifica (nuovo testo): ______________
(Inserire ulteriori articoli/modifiche se necessario)
Articolo ______________ (testo attuale): ______________
Proposta di modifica (nuovo testo): ______________
Dopo discussione, si passa alla votazione delle singole proposte/modifiche e/o della proposta complessiva come segue:
Votazione sulla proposta di modifica dell’art. ______________:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera (approvata/non approvata): ______________
Votazione sulla proposta di modifica dell’art. ______________:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera (approvata/non approvata): ______________
(Per ogni proposta/modifica ripetere il quadro di votazione)
Ai sensi dello statuto e della normativa vigente, l’assemblea delibera di approvare le modifiche statutarie così come risultanti dalle votazioni sopra riportate: ______________ (specificare se approvate integralmente, parzialmente o respinte).
Si incarica il Presidente/il Consiglio Direttivo/il Segretario (barrare e compilare) di:
– Predisporre lo statuto aggiornato con le modifiche approvate: ______________
– Provvedere agli adempimenti per l’iscrizione/trascrizione presso il Registro delle Associazioni/Registro CONI/Registro Regionale/CCIAA (specificare): ______________
– Compilare e sottoscrivere ogni documento necessario per l’attuazione delle deliberazioni: ______________
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Il Presidente dell’Assemblea
Firma: ______________
Nome e cognome: ______________
Il Segretario verbalizzante
Firma: ______________
Nome e cognome: ______________
Elenco dei soci presenti e firme:
1) Nome e cognome: ______________ Firma: ______________
2) Nome e cognome: ______________ Firma: ______________
3) Nome e cognome: ______________ Firma: ______________
(Allegare elenco completo dei soci presenti e/o deleghe ricevute)