È il documento scritto che riporta la riunione dei soci di una società in nome collettivo in cui si prende formale atto e si approva il bilancio d’esercizio: indica data e luogo, i soci intervenuti, la lettura del bilancio e la deliberazione di approvazione con l’eventuale destinazione dell’utile o la copertura della perdita, e viene sottoscritto dai soci o dagli organi che hanno presieduto la seduta. Ha valore probatorio verso l’amministrazione fiscale e verso terzi e va conservato nei libri sociali, oltre a essere utilizzato per gli adempimenti previsti dallo statuto e dalla normativa vigente.
Come scrivere un Verbale approvazione bilancio Snc
Il verbale di approvazione del bilancio di esercizio di una società in nome collettivo deve essere redatto con precisione e completezza per costituire prova fedele delle operazioni compiute e delle deliberazioni assunte. Deve innanzitutto identificare in modo univoco la società: la ragione sociale esatta, la sede legale, eventuali sedi secondarie rilevanti, il codice fiscale e la partita IVA ove presenti, e il numero di iscrizione al Registro delle Imprese o il numero REA. Occorre indicare con chiarezza la data, l’ora e il luogo in cui si è tenuta l’adunanza nonché l’ordinamento dell’assemblea (se ordinaria o, in casi particolari, straordinaria) e il riferimento al mandato statutario o normativo che giustifica la convocazione; il verbale deve altresì riportare la modalità e la data della convocazione, facendo menzione delle eventuali comunicazioni preventive inviate ai soci o ad altri aventi diritto (compresi eventuali avvisi a terzi obbligati a intervenire).
Devono essere censiti i partecipanti all’adunanza con l’indicazione dei loro dati anagrafici e codici fiscali, della loro qualifica (socio, mandatario, rappresentante), della quota di capitale sociale posseduta o rappresentata e delle eventuali deleghe o procure presentate, con detto documento allegato o richiamato. Il verbale deve descrivere chi ha presieduto la riunione e chi ha svolto le funzioni di verbalizzante o segretario, specificando eventuali ruoli ulteriori (ad esempio il notaio presente o il collegio sindacale/revisore legale, se intervenuti) e la loro eventuale dichiarazione di regolarità dei poteri. È importante riportare il quorum iniziale e, se diverso, quello al momento della deliberazione, nonché il richiamo alle norme statutarie e di legge che disciplinano le maggioranze necessarie per l’approvazione del bilancio; in caso di assenze o deleghe, il verbale deve rendere esplicito il calcolo delle quote rappresentate e la rispondenza ai quorum richiesti dallo statuto o dalla legge.
Deve essere indicato con precisione l’esercizio di riferimento del bilancio, cioè la data di inizio e di chiusura dell’esercizio, e deve essere richiamata la documentazione sottoposta all’esame dei soci: il bilancio d’esercizio nel suo complesso (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa), la relazione sulla gestione ove prevista, la proposta di destinazione dell’utile o di copertura delle perdite presentata dagli amministratori, eventuali relazioni del collegio sindacale o del revisore legale, nonché qualsiasi documento integrativo o allegato che sia stato messo a disposizione dei soci prima o durante la riunione. Il verbale deve riportare che la documentazione è stata messa a disposizione dei soci nelle forme e nei termini previsti dallo statuto e dalla legge, o annotare eventuali eccezioni.
Il contenuto della discussione e le deliberazioni assunte vanno ricostruiti in modo chiaro e non equivoco: il verbale deve descrivere la lettura o la messa a verbale del bilancio, le osservazioni principali emerse in sede di approvazione (anche sintetizzandone i punti salienti), la votazione effettuata sulla proposta di approvazione e sull’eventuale proposta di destinazione dell’utile o di copertura delle perdite e il risultato delle votazioni con l’indicazione del numero o delle quote di voti favorevoli, contrari e astenuti, esplicitando le eventuali dichiarazioni di voto discordanti e le motivazioni se richieste dallo statuto o dalla prassi societaria. Se sono state adottate deliberazioni con effetti particolari, come l’accantonamento in riserva legale o statutaria, la distribuzione di dividendi, la destinazione di utili a riserve libere, la copertura di perdite con risorse specifiche o con riduzione del capitale, il verbale deve riprodurre testualmente la delibera e gli importi numerici, nonché i termini e le modalità di esecuzione. Quando la situazione di perdita comporta obblighi particolari ai sensi della normativa vigente (ad esempio interventi che incidono sul capitale sociale), il verbale deve registrare le decisioni prese, le eventuali convocazioni di assemblee straordinarie successive e le informazioni date ai soci in merito alle conseguenze.
Se nel corso dell’adunanza sono intervenute questioni relative a conflitti di interesse, operazioni con parti correlate o altre operazioni rilevanti disciplinate dalla legge o dallo statuto, il verbale deve contenere una descrizione dell’operazione, l’indicazione delle parti coinvolte, la dichiarazione delle persone interessate e l’eventuale astensione dal voto, oltre a ogni documentazione integrativa valutata. Analogamente, qualora sia stata discussa o deliberata la nomina, la revoca o la conferma di sindaci o del revisore legale, il verbale deve riportare le candidature, i curriculum o le dichiarazioni di accettazione della carica, i criteri di voto e il risultato delle votazioni, oltre alla durata dell’incarico e al relativo compenso se stabilito in sede assembleare.
Il verbale deve inoltre contenere elementi formali relativi alla conservazione e alla pubblicità del bilancio: va indicato chi è stato incaricato, e con quali poteri, del deposito presso il Registro delle Imprese e degli adempimenti verso terzi (compresa la pubblicazione ove richiesta), nonché la data entro la quale il deposito avverrà o è avvenuto e la documentazione comprovante il deposito se eseguito contestualmente. È utile che il verbale attesti anche dove verranno conservati gli originali del bilancio approvato e degli allegati, il libro delle decisioni dei soci e la modulistica relativa alle deleghe, con l’indicazione dell’ufficio o della persona cui è affidata la custodia.
La forma del verbale e la sua sottoscrizione sono elementi essenziali: il documento deve essere firmato dal presidente della riunione e dal verbalizzante o segretario e, se richiesto dallo statuto o dalla legge, anche dal collegio sindacale o dal revisore. È opportuno che il verbale riporti l’ora di chiusura della seduta e che siano allegate o richiamate eventuali firme di tutti i soci presenti o delegati; qualora vi siano contestazioni, opposizioni o dichiarazioni che i soci vogliano iscrivere a verbale, queste devono essere riportate integralmente o come dichiarazioni volontariamente depositate. Infine, pur nel rigoroso rispetto delle disposizioni statutarie e di legge, il verbale dovrebbe richiamare le norme applicabili cui la deliberazione si ispira e segnalare eventuali adempimenti successivi necessari per l’efficacia delle decisioni prese, in modo da consentire una piena tracciabilità delle responsabilità e delle scadenze operative.
Fac simile Verbale approvazione bilancio Snc
VERBALE DI ASSEMBLEA DEI SOCI
della Società in nome collettivo ______________
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso la sede sociale in ______________, si sono riuniti i soci della Società in nome collettivo denominata ______________, con sede in ______________, C.F. / P.IVA ______________.
Sono presenti i signori:
– ______________, nato a ______________ il ______________, residente in ______________, C.F. ______________, socio con una quota pari a ______________%;
– ______________, nato a ______________ il ______________, residente in ______________, C.F. ______________, socio con una quota pari a ______________%;
(aggiungere altri soci se necessario) ______________.
Assume la presidenza dell’assemblea il socio ______________, nominando a segretario verbalizzante il sig./la sig.ra ______________, il quale accetta.
Constatata la regolarità della convocazione e la presenza del numero di soci necessario per validare la riunione, il presidente dichiara aperta la seduta e propone il seguente ordine del giorno:
1) Esame e approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al ______________ (composto dallo Stato Patrimoniale, dal Conto Economico, dalla Nota Integrativa e dalla Relazione sulla gestione);
2) Deliberazioni relative alla destinazione dell’utile di esercizio / alla copertura della perdita;
3) Nomina/revoca di eventuali organi di controllo o sindaci (se del caso);
4) Conferimento di deleghe per l’adempimento delle formalità previste dalla legge;
5) Varie ed eventuali.
Letti, esaminati e discussi i documenti posti all’ordine del giorno, il presidente invita i soci a pronunciarsi.
Punto 1 – Approvazione del bilancio d’esercizio
Il presidente illustra il bilancio dell’esercizio chiuso al ______________, allegato al presente verbale (in copia firmata), e pone in votazione la proposta di approvazione del bilancio così come predisposto dai responsabili amministrativi della società.
L’assemblea, con il seguente esito di votazione:
– voti favorevoli ______________;
– voti contrari ______________;
– astenuti ______________;
delibera di approvare il bilancio d’esercizio chiuso al ______________, così come presentato.
Punto 2 – Destinazione dell’utile / Copertura della perdita
Il presidente illustra la proposta per la destinazione dell’utile netto dell’esercizio, pari a € ______________ (oppure espone l’ammontare della perdita pari a € ______________).
L’assemblea, dopo discussione, delibera di destinare l’utile netto di € ______________ come segue:
– riserva legale € ______________;
– riserva statutaria € ______________;
– distribuzione di dividendi ai soci per complessivi € ______________ (a ciascun socio come segue: ______________);
– riporto a nuovo € ______________.
(oppure, in caso di perdita)
L’assemblea delibera di coprire la perdita di € ______________ mediante ______________ (es. utilizzo riserve disponibili / riporto a nuovo / conferimento straordinario da parte dei soci), secondo le modalità seguenti: ______________.
Punto 3 – (se presente) Nomina organo di controllo
L’assemblea delibera di nominare/revocare l’organo di controllo come segue: ______________; durata in carica: ______________; compenso: € ______________.
Punto 4 – Conferimento di deleghe e adempimenti
L’assemblea conferisce al/la sig./sig.ra ______________, con poteri di legge e rappresentanza, ogni più ampio potere per depositare il presente verbale e il bilancio sociale presso il Registro delle Imprese competente e per espletare ogni altro adempimento derivante dalla presente delibera, inclusa la sottoscrizione di copie, dichiarazioni e comunicazioni a enti pubblici e privati.
Punto 5 – Varie ed eventuali
Non essendoci altre questioni da trattare e nulla più essendo emerso, il presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Luogo ______________, data ______________
Il Presidente ______________ (firma)
Il Segretario verbalizzante ______________ (firma)
Firme dei soci:
1) ______________ (firma)
2) ______________ (firma)
(ulteriori firme se necessario) ______________
Allegati:
– Bilancio d’esercizio chiuso al ______________ (Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota Integrativa, Relazione sulla gestione) ______________;
– Relazione del collegio sindacale / revisore legale (se presente) ______________;
– Proposta di destinazione dell’utile / proposta di copertura della perdita ______________.